Plan d’orientation des nouveaux employés : contribuez à leur réussite!

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Trouver de la main-d’œuvre qualifiée peut être difficile et coûteux. Ainsi, quand vous dénichez la personne qui vous convient, vous devez l’aider à partir du bon pied. Les premiers jours sont déterminants pour la suite.

Un plan d’orientation efficace (ou d’intégration) permet à un nouvel employé de s’intégrer rapidement et harmonieusement à son nouveau milieu de travail, ce qui favorise sa rétention. Le plan d’orientation de l’employé permet de renforcer sa confiance, sa productivité et la communication avec son gestionnaire. 

Un plan d’orientation efficace permet :

• de définir clairement les normes et les attentes;
• d’assurer une gestion cohérente;
• de communiquer les politiques importantes de l’entreprise;
• de traiter tous les employés de la même façon.

Remarque : Le plan d’orientation/d’intégration consiste à intégrer un nouvel employé dans l’équipe, à le présenter à l’équipe de gestion et à lui parler de la culture de l’entreprise. La formation, que nous abordons dans l’article Comment élaborer un plan de formation, consiste à bien expliquer à l’employé ses responsabilités et ses tâches.

Par où commencer?

Avant sa première journée de travail, indiquez au nouvel employé :

• à quelle heure il doit se présenter;
• quel est le code vestimentaire;
• ce qu’il doit apporter (NAS, EPI, renseignements bancaires, etc.)

Au cours des premières journées, faites en sorte que l’employé se sente le bienvenu et à l’aise avec son environnement et ses collègues. Présentez-le à l’équipe de gestion, à ses collègues et aux clients. Fournissez-lui des informations sur l’entreprise. Vous pourriez passer en revue les éléments suivants : 

• l’énoncé de mission;
• les objectifs;
• la structure hiérarchique;
• la description de poste et les responsabilités de l’employé.

N’oubliez pas la paperasse!

Ajoutez le nouvel employé au système de paie. Pour simplifier les communications, assurez-vous de :

• préparer les formulaires de paie (TD1, formulaires d’impôt, etc.);
• recueillir les renseignements nécessaires au dossier de l’employé :
  • numéro d’assurance sociale (NAS);
  • renseignements bancaires pour le dépôt direct;
• garder les renseignements suivants à jour :
  • adresse courriel et domiciliaire;
  • numéro de cellulaire;
  • personnes à contacter en cas d’urgence.

Des politiques RH qui valent leur pesant d’or

Certaines politiques écrites ne sont pas indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise, mais en matière de ressources humaines (RH), mieux vaut en avoir une. Elle vous aidera à établir une structure claire, à assurer l’uniformité et à préciser vos attentes envers vos employés. Il est important de passer en revue les politiques avec le nouvel employé et de veiller à ce qu’il comprenne bien ses droits, ses responsabilités et ses avantages. Donnez-lui la chance de poser des questions et prenez le temps de bien y répondre. Une bonne compréhension des politiques et de leur raison d’être, dès le début, peut prévenir les éventuels problèmes.

Mieux vaut prévenir que guérir : parlez santé et sécurité

Pour éviter que vos employés se blessent au travail, veillez à ce qu’ils comprennent bien les exigences de santé et sécurité au travail :

• Les normes de sécurité;
• L’équipement de protection individuel (EPI);
• Les rapports d’accident;
• Les postes de premiers soins et les personnes désignées;
• Les procédures à suivre en cas de violence, de harcèlement et d’intimidation au travail.

Vous avez l’obligation légale de bien renseigner, former et superviser vos employés et de prendre toutes les mesures raisonnables pour les protéger.

Planifiez une rencontre de suivi

Il est toujours bon d’avoir une communication ouverte avec votre nouvel employé. Planifiez une rencontre à la fin de sa première journée et de sa première semaine pour vous assurer d’être sur la même longueur d’onde.

Quelques questions à lui poser :

• Qu’est-ce qui vous a surpris de votre emploi?
• Qu’avez-vous appris d’intéressant sur notre entreprise?
• Avez-vous parlé avec un client? Comment cela s’est-il passé?
• Quel est votre prochain objectif d’apprentissage?
• Quelle est la principale pratique exemplaire à suivre pour éviter de vous blesser au travail?

Une relation professionnelle efficace et satisfaisante passe par un bon plan d’orientation. Ce plan aidera l’employé à s’intégrer à l’équipe et à se sentir accueilli et apprécié. En commençant du bon pied avec chaque employé, vous favoriserez la croissance de votre entreprise.

Si vous êtes membre FCEI, vous pouvez consulter notre Aide-mémoire — Orientation des nouveaux employés dans le Portail des membres. Ce document vous aidera à réussir votre processus d’orientation. De plus, il peut être personnalisé et adapté aux besoins de votre entreprise et du poste pourvu.

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