Ne vous faites pas avoir : la fraude nous concerne tous!

Une PME sur cinq a été victime de fraude l’année dernière. Était-ce la vôtre? Nos membres qui ont été victimes de fraude nous ont dit avoir perdu en moyenne 6 200 $. Ce chiffre augmente chaque année et nous voulons vous aider à prévenir la fraude.

Grâce à nos recherches et à nos échanges avec nos membres, nous avons pu isoler cinq types de fraudes contre les PME.

La fraude par carte de crédit, c’est possible avec ou sans carte

La fraude par carte de crédit est l’une des arnaques les plus courantes, avec plusieurs centaines de millions de dollars perdus chaque année. Il existe deux types de fraude par carte de crédit, selon si la carte est présente physiquement, ou absente.

Transactions avec carte (volée ou contrefaite)

Une fraude avec carte est une transaction frauduleuse effectuée avec la carte de crédit en main. D’après Statistique Canada, la plupart des fraudes dans le commerce de détail se produisent en succursale. Contrairement aux voleurs à l’étalage, qui vont souvent éviter le contact visuel et quitter rapidement les lieux, les fraudeurs peuvent :

• être effrontés
• paraître confiants
• se montrer amicaux
• être de nouveaux clients
• passer des commandes anormalement élevées
• acheter plusieurs exemplaires d’un même article
• éviter le recours au système de cartes à puce et à NIP

L’importance de la carte à puce et à NIP :

Lorsqu’un détenteur de carte effectue un achat en magasin sur un terminal activé par une puce, la carte à puce génère un code à usage unique qui sert à approuver la transaction et qui est pratiquement impossible à répliquer avec une carte contrefaite. Si vous traitez une transaction frauduleuse avec une carte à puce sur un terminal ne prenant pas en charge ce type de carte, vous êtes tenu responsable.

Vous soupçonnez une tentative de fraude au cours d’une transaction? Téléphonez à votre centre d’autorisation et signalez un « code 10 ». On vous guidera pour la suite.

Transactions avec carte absente : la fraude en hausse

Une fraude avec carte absente signifie tout simplement que la carte de crédit n’est pas physiquement utilisée durant la transaction, que celle-ci se fasse en ligne ou par téléphone. Selon la GRC, ce type de fraude connaît la plus forte croissance au Canada.

Il existe plusieurs stratagèmes pour ce type de fraude. En voici deux :

Un fraudeur appelle pour faire un achat par carte de crédit. Il peut s’agir du véritable détenteur de la carte qui a l’intention d’escroquer votre entreprise, ou il peut s’agir d’une carte de crédit volée. L’appel peut se dérouler comme suit :

« Mon fils va à l’école dans votre ville et je veux lui acheter un ordinateur avec ma carte de crédit. Est-ce que je peux payer et le laisser venir le chercher? » La transaction est effectuée par le commerçant puis approuvée sur la carte de crédit. Naturellement, le commerçant ne se doute de rien, et quelqu’un passe chercher la marchandise. Par la suite, on lui signale que la transaction était frauduleuse.

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Au téléphone, un fraudeur demande à ce que des produits (souvent des matériaux de construction) soient expédiés ou livrés ailleurs, sur un pseudo-chantier

La transaction est approuvée par le terminal et les matériaux sont livrés à un chantier désert. Les fraudeurs arrivent sur les lieux et disparaissent avec les matériaux.

En général, le fournisseur de services de traitement des paiements informe le commerçant que la transaction était frauduleuse dans les jours qui suivent

Malheureusement, comme vous ne pouvez pas utiliser la puce ou le NIP au moment d’une transaction avec carte absente, vous n’avez presque aucun recours pour récupérer les pertes de revenus et de marchandises encourues.

D’après Statistique Canada, à peine 15 % des entreprises de moins de 20 employés signalent une fraude par carte de crédit. Les fraudeurs, pour leur part, ont tendance à cibler plusieurs entreprises d’un même secteur sur une courte période.

C’est pourquoi, si vous êtes victime de fraude, il est important de noter le plus d’information possible, puis de signaler la fraude à la GRC ou à votre service de police ainsi qu’au Centre antifraude du Canada.

Conseils pour protéger votre entreprise de la fraude par carte de crédit

• Soyez au courant de vos droits et responsabilités concernant l’acceptation des cartes de crédit.
• Sensibilisez vos employés à la fraude et montrez-leur comment la déceler.
• Adoptez comme politique de ne PAS accepter de transactions par carte de crédit au téléphone.
• Recherchez des solutions de cybercommerce qui offrent des transactions en ligne adéquatement sécurisées.
• Exigez au moment de la collecte une preuve d’identité ou la carte de crédit ayant servi à autoriser la transaction.
• Refusez tout paiement par carte de crédit si la transaction ne peut se faire au moyen d’une puce ou d’un NIP.

Assurez-vous que vos terminaux de point de vente acceptent les cartes à puce. Vous pouvez le faire en communiquant avec votre fournisseur de services de traitement des paiements.

Fraude des répertoires, facture fictive et vente frauduleuse de fournitures

Selon Le petit livre noir de la fraude, publié par le Bureau de la concurrence, la fraude des répertoires – ou publicité non autorisée – est l’une des arnaques contre les PME les plus courantes.

Plusieurs de nos membres disent avoir reçu une facture pour de la publicité dans un répertoire local. Il s’agit parfois d’une forme de sollicitation déguisée pour faire partie d’un répertoire d’entreprises. Il se peut également qu’on vous envoie directement une facture à payer.

Une fraude de répertoire peut sembler tout aussi inoffensive qu’une invitation à mettre à jour vos renseignements. L’invitation peut comprendre des noms familiers comme ceux des Pages Jaunes ou de Google, ou encore des logos connus comme celui des doigts qui marchent.

Certains de nos membres ont reçu une facture de plusieurs milliers de dollars et ont été harcelés au téléphone à coup de menaces de poursuites et d’actions en recouvrement.

Une autre arnaque qui vise les PME : l’envoi de colis contenant des fournitures de bureau jamais commandées (de l’encre, du papier à reçus et ainsi de suite), facture salée en prime. Souvent, il est écrit en petits caractères sur la facture que vous acceptez la livraison à partir du moment où vous ouvrez la boîte, et vous vous retrouvez ainsi avec des fournitures jamais commandées sur les bras.

Comment déceler la fraude?

• Examinez attentivement les noms des entreprises qui se trouvent sur les factures. Ils ressemblent souvent à des noms bien connus, tout en étant subtilement différents.
• Vérifiez les adresses qui clochent (internationales, par exemple).
• Vérifiez le numéro de référence ou de facture. S’il n’y en a pas, ce pourrait être une fraude.
• Ne composez pas le numéro indiqué sur la facture. Cherchez plutôt le véritable numéro de l’entreprise de votre côté avant de téléphoner.
• Veillez à ce qu’aucune demande de paiement ne soit écrite en petits caractères.
• Assurez-vous de sensibiliser votre personnel à ces formes d’arnaques.
• Ne donnez pas d’information sur votre entreprise sans savoir à quoi elle servira.
• Ne prenez jamais d’engagements au téléphone. Exigez toujours qu’ils soient par écrit.
• N’ouvrez pas de colis que vous n’attendiez pas ou qui proviennent d’entreprises que vous ne reconnaissez pas.

Si une entreprise essaie d’obtenir le paiement d’une facture qui vous semble frauduleuse, demandez une copie du contrat ou de l’entente en question. Si on ne peut vous présenter de contrat signé de votre main, ces réclamations sont nulles. Certaines entreprises peuvent aller jusqu’à falsifier la signature d’employés ou d’anciens employés, dont plusieurs ne sont même pas autorisés à signer quoi que ce soit au nom de l’entreprise. Sans signature ni contrat, rien n’est dû!

La fraude en milieu de travail : préparez vos employés

La fraude interne, qu’on appelle également fraude du personnel, fraude en milieu de travail ou fraude commise par les employés, inclut tout un éventail d’activités frauduleuses, du vol pur et simple à la falsification de comptes, en passant par l’abus des horaires flexibles. Ce type de fraude peut entraîner des pertes financières et des conséquences juridiques, porter atteinte à la réputation de votre entreprise et nuire au moral de vos employés.

Fraudes liées aux ressources humaines

• Travailler ailleurs pendant un congé de maladie.
• Profiter indûment d’un horaire flexible.
• Employer à mauvais escient ses heures de travail (utilisation de l’ordinateur).
• Fournir de fausses références ou de faux titres de compétences.

Fraudes comptables (paiements et reçus)

• Créer de faux dossiers ou comptes clients pour générer de faux paiements.
• Modifier les renseignements du bénéficiaire d’un chèque pour essayer de l’empocher.
• Traiter des demandes fictives de complices.
• S’autoriser des versements à soi-même.

Fraudes liées aux notes de frais

• Demander des remboursements pour des déplacements fictifs.
• Demander des remboursements plus élevés que les dépenses réelles.
• Falsifier une signature.
• Apporter des changements non autorisés à sa feuille de temps.

Trois moyens de protéger votre entreprise

• Vérifiez les références et les antécédents avant l’embauche. Commencez du bon pied! À l’embauche, il n’est pas toujours nécessaire de vérifier les antécédents criminels, mais assurez-vous toujours de vérifier les références. Vous pouvez aussi demander à voir les certificats et les diplômes d’un candidat pour vérifier les compétences qu’il affirme avoir.
• Faites le suivi du rendement de vos employés. Communiquez avec eux pour être au courant de la charge de travail, du niveau de stress et de l’atteinte des objectifs. Adoptez des politiques de gestion interne pour que vos employés connaissent leurs responsabilités et sachent que vous suivrez en leurs allées et venues au travail.
• Identifiez les plus précieux actifs de votre entreprise et protégez-les. Il peut s’agir d’informations commerciales, de procédures et de processus internes, de propriété intellectuelle, de logiciels propriétaires, de données sur les clients, etc. Une politique de protection des renseignements personnels peut vous aider à vous prémunir contre la fuite d’information, et une clause de non-concurrence dans le contrat d’embauche peut protéger votre entreprise en cas de départ d’un employé.

La fraude n’est pas toujours intentionnelle. Vos employés peuvent simplement ignorer que la sécurité de l’information ou des règlements sur la protection des renseignements personnels peut ouvrir la porte à la fraude.

Fraude liée à la santé et à la sécurité : méfiez-vous des coûts

Le succès d’une entreprise passe par le respect de la réglementation sur la santé et la sécurité au travail (SST). Les changements continuels apportés dans une province à la réglementation sur la SST sont souvent exploités par les fraudeurs.

Nos membres font souvent face à l’un des deux coups montés suivants :

Trousses de premiers soins

Nous savons que vous avez à cœur votre entreprise et que vous vous souciez du bien-être de vos employés et de vos clients. Si on vous appelle en insistant pour que vous achetiez une trousse de premiers soins « approuvée par le gouvernement » payable par carte de crédit et avec renouvellements automatiques, n’acceptez pas sans réfléchir! Ces trousses vont souvent au-delà des exigences provinciales pour justifier leur prix exorbitant.

Le saviez-vous?

• Les exigences provinciales au sujet des trousses de premiers soins varient en fonction du nombre d’employés.
• Vous pouvez vous procurer une trousse chez divers détaillants et fournisseurs de produits de premiers soins.
• Il arrive que des trousses vous soient suggérées en fonction d’exigences d’autres provinces que la vôtre.
• Nos conseillers sauront vous aider à vous procurer la trousse qui convient aux besoins de votre entreprise.

Formations en santé et sécurité

Nos conseillers reçoivent tous les jours des appels de membres affirmant avoir été sollicités pour s’inscrire à des formations en santé et sécurité. Ces cours peuvent porter sur le Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT), la violence et le harcèlement au travail ou sur les « nouveautés » ou les « changements » dans la réglementation.

En quoi est-ce un problème?

• Ces appels peuvent vous donner l’impression qu’un employé du gouvernement exige que vous participiez à une formation obligatoire alors qu’en fait, ils proviennent d’une entreprise qui vend de la formation en santé et sécurité.
• Ces appels font souvent référence à des changements réglementaires dans une autre province.
• Les cours offerts concernent souvent les meilleures pratiques, sans être des formations obligatoires.
• Ces cours peuvent coûter très cher à une petite entreprise, surtout pour du contenu facultatif.

Ce que vous devez savoir :

• Le gouvernement ne vous sollicitera pas au téléphone au sujet de formations spécifiques.
• Vous avez toujours le choix. Vous avez accès à plusieurs ressources pour de la formation en ligne ou en personne offerte par des fournisseurs reconnus, et ce, peu importe votre budget.
• Nos conseillers vous aideront à déterminer vos besoins de formation en fonction des exigences provinciales et fédérales.
• Nos membres ont accès à de la formation gratuite en santé et sécurité par l’entremise de notre partenaire VuBiz.

Ne perdez pas de temps et d’argent à vous soumettre à des exigences qui n’ont rien à voir avec votre entreprise!

Pour en savoir plus sur les exigences en matière de santé et sécurité, visitez le site Web du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail pour trouver les coordonnées au fédéral et au provincial appropriées.

Encaissement de chèques à répétition

Le Bureau de la concurrence a publié Le Petit Livre noir de la fraude dans le cadre du Mois de la prévention de la fraude afin de vous aider à vous protéger contre l’escroquerie. Les fraudeurs essaient de recueillir vos renseignements personnels ou financiers en vous appelant par téléphone, en passant vous voir, en vous envoyant des courriels ou en tentant d’installer des logiciels sur votre ordinateur. Vous trouverez dans ce guide des conseils pour repérer la fraude ainsi que les coordonnées des autorités compétentes à contacter pour dénoncer la fraude.

Vous êtes victime de fraude? Contactez votre conseiller FCEI qui a les réponses à vos questions. Aussi, communiquez le plus rapidement possible avec le Centre anti-fraude.