Ne vous faites pas avoir : la fraude nous concerne tous!

Selon un sondage mené par la FCEI en août 2024, 50 % des propriétaires de PME ont été victimes d’une tentative ou d’un cas véritable de fraude/d’escroquerie au cours des 12 derniers mois et 36 % de ceux ayant été victimes de fraude ont subi des pertes dont le coût financier moyen s’élève à 7 800 $. C’est sans compter les autres répercussions des fraudes, qui font notamment perdre du temps aux propriétaires de PME et minent le moral du personnel. 

Il y a fraude contre une entreprise lorsqu’une personne ou un groupe de personnes la manipule ou la dupe, souvent au moyen d’une escroquerie. Il peut s’agir d’un stratagème trompeur visant à voler de l’argent, des biens, des services ou des données importantes comme des renseignements personnels ou bancaires. L’hameçonnage par courriel, les logiciels espions, les fausses publicités, les offres frauduleuses de fournitures de bureau et les paiements frauduleux en sont des exemples courants. 

Remarque : le vol direct, qui n’implique aucune tromperie, n’est pas considéré comme de la fraude.

Fraude des répertoires, facture fictive et vente frauduleuse de fournitures

Une fraude de répertoire peut sembler tout aussi inoffensive qu’une invitation à mettre à jour vos renseignements. Une personne appelle votre entreprise pour confirmer votre adresse et votre numéro de téléphone. Le fraudeur vous envoie ensuite une facture pour l’inscription de votre entreprise dans un annuaire. 

Une autre arnaque qui vise les PME : l’envoi de colis contenant des fournitures de bureau jamais commandées (encre, papier à reçus, etc.), facture salée en prime. Souvent, il est écrit en petits caractères sur la facture que vous acceptez la livraison à partir du moment où vous ouvrez la boîte, et vous vous retrouvez ainsi avec des fournitures jamais commandées sur les bras. 

Comment protéger votre entreprise?

• Examinez attentivement les noms des entreprises qui se trouvent sur les factures. Ils ressemblent souvent à des noms bien connus, tout en étant subtilement différents.
• Vérifiez les adresses qui clochent (internationales, par exemple).
• Vérifiez le numéro de référence ou de facture. S’il n’y en a pas, ce pourrait être une fraude.
• Ne composez pas le numéro indiqué sur la facture. Cherchez plutôt le véritable numéro de l’entreprise de votre côté avant de téléphoner.
• Veillez à ce qu’aucune demande de paiement ne soit écrite en petits caractères.
• Assurez-vous de sensibiliser votre personnel à ces formes d’arnaques.
• Ne donnez pas d’information sur votre entreprise sans savoir à quoi elle servira.
• Ne prenez jamais d’engagements au téléphone. Exigez toujours qu’ils soient par écrit.
• N’ouvrez pas de colis que vous n’attendiez pas ou qui proviennent d’entreprises que vous ne reconnaissez pas.

Si une entreprise essaie d’obtenir le paiement d’une facture qui vous semble frauduleuse, demandez une copie du contrat ou de l’entente en question. Si on ne peut vous présenter de contrat signé de votre main, ces réclamations sont nulles.

La fraude en milieu de travail : préparez vos employés

La fraude interne, qu’on appelle également fraude du personnel, fraude en milieu de travail ou fraude commise par les employés, inclut tout un éventail d’activités frauduleuses, du vol pur et simple à la falsification de comptes, en passant par l’abus des horaires flexibles. Ce type de fraude peut entraîner des pertes financières et des conséquences juridiques, porter atteinte à la réputation de votre entreprise et nuire au moral de vos employés.

Fraudes liées aux ressources humaines

• Travailler ailleurs pendant un congé de maladie.
• Profiter indûment d’un horaire flexible.
• Employer à mauvais escient ses heures de travail (utilisation de l’ordinateur).
• Fournir de fausses références ou de faux titres de compétences.
• Ne pas travailler le nombre d’heures requis en télétravail.

Fraudes comptables (paiements et reçus)

• Créer de faux dossiers ou comptes clients pour générer de faux paiements.
• Modifier les renseignements du bénéficiaire d’un chèque pour essayer de l’encaisser.
• Traiter des demandes fictives de complices.
• S’autoriser des versements à soi-même.

Fraudes liées aux notes de frais

• Demander des remboursements pour des déplacements fictifs.
• Demander des remboursements plus élevés que les dépenses réelles.
• Falsifier une signature.
• Apporter des changements non autorisés à sa feuille de temps.

Trois moyens de protéger votre entreprise

• Vérifiez les références et les antécédents avant l’embauche. Commencez du bon pied! À l’embauche, il n’est pas toujours nécessaire de vérifier les antécédents, mais assurez-vous toujours de vérifier les références. Vous pouvez aussi demander à voir les certificats et les diplômes d’un candidat pour vérifier les compétences qu’il affirme avoir.
• Faites le suivi du rendement de vos employés. Communiquez avec eux pour être au courant de la charge de travail, du niveau de stress et de l’atteinte des objectifs. Adoptez des politiques de gestion interne pour que vos employés connaissent vos attentes et assurez-vous de rester au fait de toutes leurs activités.
• Identifiez les plus précieux actifs de votre entreprise et protégez-les. Il peut s’agir d’informations commerciales, de procédures et de processus internes, de propriété intellectuelle, de logiciels propriétaires, de données sur les clients, etc. Une politique de protection des renseignements personnels ou de confidentialité peut vous aider à prévenir les fuites d’informations. La fraude n’est pas toujours intentionnelle. Vos employés peuvent simplement ignorer que la sécurité de l’information ou des règlements sur la protection des renseignements personnels peut ouvrir la porte à la fraude.

Fraude liée à la santé et à la sécurité : méfiez-vous des coûts

Le succès d’une entreprise passe par le respect de la réglementation sur la santé et la sécurité au travail (SST). Les changements continuels apportés dans une province à la réglementation sur la SST sont souvent exploités par les fraudeurs.

Trousses de premiers soins
Nous savons que vous avez à cœur votre entreprise et que vous vous souciez du bien-être de vos employés et de vos clients. Si on vous appelle en insistant pour que vous achetiez une trousse de premiers soins « approuvée par le gouvernement » payable par carte de crédit et avec renouvellements automatiques, n’acceptez pas sans réfléchir! Ces trousses vont souvent au-delà des exigences provinciales pour justifier leur prix exorbitant.

Le saviez-vous?

• Dans la plupart des provinces ou territoires, les entreprises doivent disposer de trousses de premiers soins qui respectent au minimum la norme CSA Z1220-F17. D’autres exigences peuvent être applicables selon l’emplacement du lieu de travail et le nombre d’employés.
• Vous pouvez vous procurer une trousse chez divers détaillants et fournisseurs de produits de premiers soins.
• Il arrive que des trousses vous soient suggérées en fonction d’exigences d’autres provinces que la vôtre. Il est important de comprendre les exigences qui s’appliquent à votre entreprise. N’oubliez pas que notre équipe de conseillers est toujours là pour vous aider.

Formations en santé et sécurité
Nos conseillers reçoivent fréquemment des appels de membres affirmant avoir été sollicités pour s’inscrire à des formations en santé et sécurité. Ces cours peuvent porter sur le Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT), la violence et le harcèlement au travail ou sur les « nouveautés » ou les « changements » dans la réglementation.

En quoi est-ce un problème?

• Ces appels peuvent vous donner l’impression qu’un employé du gouvernement exige que vous participiez à une formation obligatoire alors qu’en fait, ils proviennent d’une entreprise qui vend de la formation en santé et sécurité.
• Ces appels font souvent référence à des changements réglementaires dans une autre province.
• Les cours offerts concernent souvent les meilleures pratiques, sans être des formations obligatoires.
• Ces cours peuvent coûter très cher à une petite entreprise, surtout pour du contenu facultatif.

Ce que vous devez savoir :

• Le gouvernement ne vous sollicitera pas au téléphone au sujet de formations spécifiques.
• Vous avez toujours le choix. Vous avez accès à plusieurs ressources pour de la formation en ligne ou en personne offerte par des fournisseurs reconnus, et ce, peu importe votre budget.
• Nos conseillers vous aideront à déterminer vos besoins de formation en fonction des exigences provinciales et fédérales.
• Nos membres ont accès à de la formation gratuite en santé et sécurité par l’entremise de notre partenaire VuBiz.

Pour en savoir plus sur les exigences en matière de santé et sécurité, visitez notre Centre de SST ou le site Web du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail pour trouver les coordonnées au fédéral et au provincial appropriées.

Encaissement de chèques à répétition

Auparavant, le seul moyen de déposer ou d’encaisser un chèque était de remettre le chèque papier à un employé de banque. Aujourd’hui, de nombreuses banques offrent un service de dépôt à distance permettant de faire un dépôt en envoyant une photo d’un chèque prise avec un téléphone intelligent. Après avoir effectué un dépôt à distance, la personne dispose toujours du chèque. Elle pourrait donc tenter de le déposer une deuxième fois, ce qui correspond à une double présentation dans le secteur bancaire.

Voici deux scénarios qui ont été portés à notre attention :

1. Un employé reçoit son chèque de paie. Il prend une photo de son chèque et le dépose à distance au moyen de son téléphone cellulaire. Ensuite, il se rend à sa banque et dépose le chèque papier. Il est vrai que les institutions financières ont des procédures de sécurité en place pour éviter les doubles présentations. Cependant, la façon la plus efficace pour vous d’éviter ce type de fraude est de payer vos employés par dépôt direct.
2. Un client paie sa marchandise au moyen d’un chèque du gouvernement, ce qui est une pratique courante dans de nombreuses communautés rurales au Canada. Le commerçant accepte ce mode de paiement. Plus tard, il apprend que le client a déposé le chèque à distance avant d’effectuer l’achat dans son commerce. 

Malheureusement, ce n’est pas une bonne nouvelle pour le commerçant. La banque considère que le client a volé la marchandise en question et qu’il revient au propriétaire de l’entreprise de le prouver à la police. 

Pour protéger votre PME contre ce type de vol, il est recommandé de prendre en note certains renseignements sur tout client qui effectue un achat avec un chèque du gouvernement (nom, adresse, numéro de téléphone, etc.). Il est important de noter qu’il est illégal dans certaines provinces de demander de voir le permis de conduire d’un client pour vérifier son identité. Dans d’autres provinces, il est illégal de photocopier le permis de conduire d’un client ou de prendre en note les renseignements qui y figurent.