La surveillance électronique : protégez vos affaires en protégeant votre entreprise

Alors que le télétravail gagne en popularité, la surveillance électronique des employés est de plus en plus commune. Grand nombre d’entreprises s’y prêtent déjà. Si vous avez des caméras de surveillance dans votre entreprise ou si vous utilisez un système de cartes de pointage, par exemple, vous effectuez déjà une surveillance électronique de vos employés.

Qu’est-ce que la surveillance électronique?
La surveillance électronique signifie toute forme de surveillance des employés par voie électronique durant les heures de travail. L’exigence pour les employés de se connecter en ligne, l’installation d’un appareil de localisation sur un véhicule professionnel pour surveiller ses déplacements et sa consommation d’essence, et même l’installation de caméras sur le lieu de travail constituent toutes des mesures de surveillance électronique.

Plusieurs raisons pourraient vous amener à recourir à de telles mesures :

• Sécurité
• Productivité
• Analyse des données
• Protection de la vie privée
• Gestion de la paie
• Géolocalisation des employés
• Suivi des heures travaillées

Il existe de nombreux moyens d’effectuer cette surveillance :

• Logiciels qui enregistrent les touches utilisées sur un clavier, surveillent les sites Web consultés, etc.
• Caméras de surveillance
• Technologies qui surveillent les courriels des employés
• Systèmes qui suivent l’emplacement des véhicules commerciaux, les distances qu’ils parcourent et l’essence qu’ils consomment
• Applications pour téléphones
• Technologies de surveillance sur les téléphones professionnels

Bien qu’il y ait de bonnes raisons pour un propriétaire d’entreprise de surveiller ses employés, il y a certains points importants à considérer, notamment la protection de la vie privée et la sécurité des renseignements recueillis. Par exemple, si vous obligez un employé à utiliser une application sur son téléphone personnel, il pourrait s’inquiéter de la protection de sa vie privée. L’application surveille-t-elle ses renseignements personnels? Peut-elle accéder à ses renseignements médicaux ou bancaires? Aussi, votre employé pourrait perdre confiance en vous si vous ne lui expliquez pas pourquoi cette application est nécessaire. Il pourrait aussi refuser d’utiliser son téléphone personnel dans le cadre de son emploi.

Quels sont les enjeux liés à la protection de la vie privée?
La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) régit la protection de la vie privée dans la majorité des entreprises. Certaines provinces ont aussi leurs propres lois à ce sujet.

Au moment de mettre en place des mesures de surveillance électronique, posez-vous les questions suivantes :

• Quels renseignements surveillerez-vous? Pour quelles raisons souhaitez-vous effectuer cette surveillance?
• Où seront conservés ces renseignements?
• Pendant combien de temps les conserverez-vous?
• Quelle est la meilleure façon de détruire ces renseignements?
• Devriez-vous avoir une politique en place?

• Les moyens par lesquels les employés sont assujettis à une surveillance électronique durant les heures de travail :
  • caméras de surveillance, logiciel de surveillance des touches utilisées sur le clavier, détecteurs des heures de sortie, cartes d’entrée, etc.
• Pourquoi vous effectuez une surveillance électronique
• Quand et comment les renseignements sont utilisés
• Comment sont assurées la confidentialité et la sécurité des données
• Où et quand a lieu la surveillance électronique