Politique écrite sur la surveillance électronique des employés en Ontario : ce que vous devez savoir

Depuis le 11 avril 2022, les entreprises qui comptent 25 employés ou plus en Ontario ont l’obligation de mettre en place une politique écrite sur la surveillance électronique des employés.

Les entreprises concernées par cette mesure en Ontario doivent mettre en place leur politique d’ici le 11 octobre 2022 pour éviter une amende.

Cette politique ne remplace pas les normes du travail ni les règles ou lois existantes.

Foire aux questions

Que signifie la « surveillance électronique »?
La « surveillance électronique » signifie toute forme de surveillance des employés par voie électronique durant les heures de travail. Par exemple, un employeur peut suivre les déplacements de ses employés avec leurs cartes d’accès et le GPS des véhicules de livraison, ou surveiller les sites Web qu’ils visitent, leurs courriels et leurs conversations en ligne (clavardage).

Que doit contenir la politique?
La politique doit indiquer si vous surveillez électroniquement vos employés. Si c’est le cas, votre politique doit inclure :

• Une déclaration selon laquelle vous surveillez électroniquement vos employés.
• Une description des moyens que vous utilisez et des circonstances dans lesquelles vous pouvez surveiller électroniquement vos employés.
• Les raisons pour lesquelles vous pourriez utiliser les renseignements obtenus grâce à la surveillance électronique.
• La date de création de la politique.
• La date de tout changement qui y est apporté.

Quand dois-je mettre en place la politique?
Les entreprises concernées par cette mesure doivent mettre en place leur politique d’ici le 11 octobre 2022 pour éviter une amende. À partir de 2023, les employeurs de l’Ontario comptant 25 employés ou plus au 1er janvier de n’importe quelle année doivent mettre en place une politique écrite sur la surveillance électronique des employés avant le 1er mars de cette année-là.

Si je ne surveille pas électroniquement mes employés, ai-je besoin d’une politique?
Oui. Si vous ne surveillez pas électroniquement vos employés, vous devez l’indiquer clairement dans votre politique. Vous pouvez également indiquer que votre politique peut changer à tout moment et que, si vous choisissez d’effectuer de la surveillance électronique, vous en informerez tous vos employés avec un préavis raisonnable.

Ai-je l’obligation de communiquer l’existence de la politique dans le lieu de travail?

• Vous devez fournir une copie de votre politique écrite à vos employés dans les 30 jours suivant le 11 octobre 2022.
• Vous devez remettre une nouvelle copie écrite de votre politique à vos employés dans les 30 jours suivant tout changement que vous pourriez y apporter.
• Vous devez également fournir une copie de la politique écrite à tout nouvel employé dans les 30 jours civils suivant leur date d’embauche.
• Vous pouvez remettre une copie de votre politique en format papier ou numérique à un employé pourvu qu’il ait un moyen d’en imprimer une copie.

Quels employés dois-je compter pour déterminer si j’ai besoin d’une politique?
Vous devez compter tous vos employés : à temps plein, à temps partiel et occasionnels, y compris les gestionnaires, les dirigeants et les actionnaires s’ils sont employés en vertu de la Loi sur les normes d’emploi.

Comment dois-je compter mes employés si mon entreprise a plusieurs emplacements?
Si vous avez plusieurs emplacements, les employés de chacun de vos emplacements situés en Ontario doivent être inclus dans le compte afin de déterminer si le seuil de 25 employés est atteint.

Comment dois-je compter mes employés si j’ai plus d’une entreprise?
Dans certaines circonstances, deux ou plusieurs employeurs peuvent être considérés comme un seul employeur. Si deux employeurs ou plus sont traités comme un seul employeur, toutes les personnes employées en Ontario par ces deux employeurs ou plus sont incluses dans le compte.

Quand dois-je compter mes employés pour déterminer si j’ai besoin d’une politique?
Chaque année, vous devez compter votre nombre total d’employés au 1er janvier. Si vous avez 25 employés ou plus, vous devez mettre en place une politique. Si vous avez moins de 25 employés, vous n’est pas obligé d’adopter une politique pour l’année en cours. Si le nombre d’employés fluctue entre 25 ou moins de 25 durant l’année civile, vous n’avez pas à mettre en place de politique et vous ne pouvez pas annuler une politique existante avant le 1er janvier de l’année suivante.

Dois-je compter les employés des agences de placement temporaire?
Non. Les agences de placement temporaire (et non leurs clients) doivent comptabiliser le nombre d’employés, actifs ou inactifs, qu’elles ont affectés à l’exécution d’un travail chez leurs clients. Vous n’avez donc pas besoin de compter les employés des agences de placement temporaire dans votre nombre total d’employés. Toutefois, votre politique doit couvrir les employés de ces agences.

Qu’arrivera-t-il si mon entreprise n’est pas conforme à la loi?
Si une entreprise ne respecte pas cette obligation, elle s’expose à des amendes pour non-conformité (p. ex. 250 $ pour la première infraction, multiplié par le nombre d’employés concernés).

Quelles sont les exigences en matière de tenue de registres?
Vous devez conserver une copie de chaque politique pendant trois ans.

Y a-t-il d’autres exemptions à cette politique, mis à part un nombre d’employés inférieur à 25?

• Cette politique s’applique à tous les employés et employeurs couverts par la Loi sur les normes d’emploi sauf le gouvernement de l’Ontario, y compris les agences gouvernementales ainsi que les autorités, conseils, commissions ou sociétés dont les membres sont nommés par le gouvernement de l’Ontario.
• Au 1er janvier 2023, les conseillers en affaires et les conseillers en technologie de l’information ne seront plus couverts par la Loi sur les normes d’emploi et ne seront plus assujettis aux exigences d’une politique de surveillance électronique.