Les mesures disciplinaires progressives

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Les employeurs doivent composer avec de nombreux défis afin de maintenir un milieu de travail productif et harmonieux. Pour ce faire, ils sont parfois obligés de prendre des mesures disciplinaires à l’égard d’un membre de leur personnel . Les mesures disciplinaires progressives constituent une structure essentielle pour s’attaquer aux problèmes de rendement ou de comportement de façon équitable et cohérente.

Le principe consiste à donner à la personne la chance d’améliorer son travail ou son comportement avant d’envisager un congédiement. De manière générale, en l’absence d’une véritable amélioration, on applique une série de mesures, qui seront associées à des sanctions progressivement plus sévères.

En cas de problème avec un employé, il est essentiel de mettre l’accent non pas sur les facteurs personnels, mais sur des comportements précis. L’objectif est de trouver un moyen de faire cesser les comportements inacceptables qui compliquent inutilement la collaboration avec l’employé. La personne n’est pas forcément au courant des effets de sa conduite sur son travail et son environnement.

Commencez par signaler le problème à l’employé, sans le confronter. Parlez-lui ouvertement et sincèrement. Plutôt que de dresser la liste de ses lacunes, faites-lui voir que vous voulez l’aider à s’améliorer. Vous pouvez lui expliquer en quoi la situation entraîne des difficultés pour l’organisation et en quoi il serait bénéfique pour tous que vous trouviez une solution ensemble.

Mesures disciplinaires progressives : comment s’y prendre

Gardez votre calme
Il n’est jamais facile de donner de la rétroaction négative ou de congédier quelqu’un. Les tensions et les émotions sont souvent vives. En tant qu’employeur, vous devez rester calme, en évitant de juger ou de faire des reproches.

• Conservez un langage corporel et un ton de voix neutres.
• Concentrez-vous sur les faits, et faites preuve d’honnêteté, de professionnalisme et de respect.
• Il arrive qu’une personne soit difficile à vivre parce qu’elle se sent dévalorisée. Plutôt que de prendre tout de suite des mesures sévères, tentez d’abord d’aller au fond des choses.

Déterminez les causes du problème : l’avertissement verbal
Nous adoptons tous des comportements pour des raisons qui nous sont propres. C’est pourquoi il faut s’intéresser aux causes avant de s’attaquer au problème avec l’employé. Le problème peut être lié :

• à son travail;
• à ses relations avec ses collègues;
• à une situation personnelle qui nuit à la qualité de son travail.

Comme employeur, vous devez remonter à la source du problème pour pouvoir le résoudre. Discutez avec l’employé, expliquez-lui que vous avez remarqué un changement dans son comportement, et demandez-lui si vous pouvez faire quelque chose pour l’aider.

Nous vous rappelons que rien ne l’oblige à vous parler de sa vie privée.

Selon sa réponse, vous déterminerez peut-être que des mesures disciplinaires progressives ne constituent pas la meilleure option. Si la personne vous dit que tout va bien, vous pouvez continuer de gérer son rendement en prenant des mesures disciplinaires progressives.

Soyez réceptif aux commentaires

• Le comportement problématique peut découler de la perception qu’a l’employé de son environnement de travail ou de ce qu’il y vit. Faites preuve d’ouverture : il se peut que l’employé commente les styles de gestion ou mentionne d’autres problèmes touchant l’organisation.
• Créez un espace de discussion rassurant où il pourra donner son avis.
• Pratiquez l’écoute active pour bien comprendre ses propos.
• Écoutez sa version des faits, sans le juger.

Une personne difficile à vivre peut simplement avoir besoin d’écoute et de compréhension. En comblant ce besoin, on arrive souvent à faire changer l’attitude et le comportement.

Établissez les attentes et les sanctions par écrit : l’avertissement écrit

• Notez les attentes et les changements comportementaux avec l’employé.
• Dressez un plan assorti d’objectifs, d’échéances et d’évaluations régulières des progrès. De cette manière, vous serez sur la même longueur d’onde.
• Mettez par écrit les sanctions auxquelles l’employé s’expose s’il ne change pas de comportement.
• Dans la plupart des cas, il prendra la situation plus au sérieux si les sanctions sont connues d’avance et si le plan à suivre est clair.

Faites un suivi des progrès
Une fois que vous avez établi le plan d’action de l’employé, vous devez assurer un suivi de ses progrès. Ce suivi l’aidera à atteindre ses objectifs dans les délais fixés.

Il peut prendre les formes suivantes :

• Consulter son gestionnaire ou son supérieur.
• Évaluer la qualité de son travail.
• Organiser régulièrement des rencontres individuelles.

Notez les observations et rédigez des rapports pour maximiser la transparence. Versez une copie de toutes les notes écrites au dossier de l’employé. À la fin de la période convenue, utilisez ces documents pour déterminer si les résultats sont satisfaisants.

Si le problème persiste en dépit de l’avertissement écrit, la prochaine étape peut impliquer une suspension. Cette option n’est pas sans risque : une suspension peut constituer une rupture de contrat, et la personne pourrait invoquer un congédiement injuste ou déguisé. Avant de suspendre un employé, nous vous recommandons de demander un avis juridique ou de consulter l’un de nos conseillers aux entreprises.

Dernier avertissement
Si les mesures précédentes n’ont pas donné les résultats désirés, l’employeur peut donner un dernier avertissement. Il s’agit d’offrir à l’employé une ultime chance de changer de comportement avant d’envisager des sanctions plus sévères. Comme l’avertissement écrit, le dernier avertissement doit figurer au dossier de l’employé.

Dernier recours : le congédiement
Si le dernier avertissement ne se traduit pas par une amélioration du rendement ou du comportement, un congédiement peut s’avérer nécessaire. L’employeur doit respecter toutes les politiques et les procédures en la matière et prendre une décision conforme aux règlements provinciaux et fédéraux.

Attention : la prise de mesures disciplinaires progressives ne vous donne pas automatiquement le droit de congédier la personne. Il est important de demander un avis juridique avant de choisir cette voie.

C’est une décision à ne pas prendre à la légère. Nous vous recommandons de consulter préalablement un conseiller FCEI.

En faisant les démarches décrites plus haut et en adoptant les pratiques exemplaires, l’employeur peut créer un environnement de travail positif et productif tout en protégeant ses intérêts juridiques.

Si vous avez des questions à ce sujet ou si vous souhaitez en discuter plus longuement, n’hésitez pas à joindre notre équipe de conseillers aux entreprises, au 1 833-568-3234.