Congédiement : comment s’y prendre

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Mettre fin à un lien d’emploi n’est jamais facile. En abordant le processus avec sensibilité, empathie et transparence, vous atténuerez ses répercussions sur la personne concernée et maintiendrez un climat de travail positif pour vos autres employés. Il est également essentiel que vous compreniez bien vos obligations, les bonnes pratiques et l’incidence qu’un congédiement peut avoir sur votre entreprise. 

Principes directeurs

Il existe 2 principaux types de congédiement : le congédiement justifié et le congédiement sans cause juste et suffisante. 

Le congédiement justifié désigne le fait de mettre fin à un emploi pour un motif valable, généralement après une inconduite ou la violation d’une politique de l’entreprise (vol, insubordination, harcèlement, négligence répétée, etc.). Dans ce type de situation, l’employeur n’est pas tenu de verser une indemnité de cessation d’emploi ni de donner un préavis. (Remarque : dans certaines provinces ou certains territoires, c’est la commission des normes du travail qui détermine si une indemnité doit ou non être versée, même en cas de congédiement justifié.)

Un congédiement sans cause juste et suffisante a lieu lorsqu’un employeur décide de mettre fin au lien d’emploi sans raison ni faute de l’employé, par exemple en cas de réduction des effectifs ou de restructuration. Dans ce cas, l’employeur peut être tenu de donner un préavis ou de verser une indemnité de cessation d’emploi, selon la loi ou le contrat en vigueur. Il y a des exceptions à l’obligation de donner un préavis, selon le secteur et la durée d’emploi. Un conseiller FCEI peut vous aider à déterminer vos obligations.

Tout motif avancé, par écrit ou en personne, peut servir de fondement à une plainte pour congédiement abusif. Le fardeau de la preuve repose alors entièrement sur l’employeur. C’est pourquoi il est recommandé d’opter pour le congédiement sans cause juste et suffisante et de verser une indemnité de cessation d’emploi. Cela dit, au bout du compte, c’est à l’employeur que revient la décision.

Le droit de mettre fin à un emploi s’accompagne de l’obligation de se conformer aux lois sur les normes du travail et les droits de la personne. À ce titre, les employeurs doivent faire preuve de prudence et respecter rigoureusement la réglementation, car tout employé qui estime avoir été traité ou congédié injustement peut déposer une plainte auprès des autorités compétentes. 

Dans certains cas, il est déconseillé de congédier un employé, avec ou sans motif valable. Par exemple :

• pendant un congé avec protection de l’emploi;
• pendant un congé de maladie;
• s’il souffre d’une dépendance ou d’un trouble de santé mentale.  

Dans ces circonstances, le mieux est de réintégrer l’employé et de réévaluer la question plus tard. Les normes du travail, les lois sur les droits de la personne et même les règles relatives à l’indemnisation des accidents du travail peuvent obliger l’employeur à mettre en place des mesures d’adaptation. Il est fortement recommandé d’obtenir un avis juridique avant de mettre fin à un emploi dans de telles situations. 

Connaître la loi

Au Canada, des lois encadrent strictement les procédures de cessation d’emploi. Assurez-vous de bien connaître la loi sur les normes du travail de votre province ou territoire, car elle dicte des aspects clés comme le délai de préavis, les règles entourant le versement d’une indemnité de cessation d’emploi et les motifs de cessation d’emploi. 

Sachez que vous pourriez avoir des obligations à respecter en vertu de la common law, du Code civil (au Québec) et du Code canadien du travail.

Vous avez une entreprise au Québec? Lisez notre article La cessation d’emploi : tout ce que vous devez savoir.

Préavis ou indemnité compensatrice

Dans la plupart des cas, il est obligatoire de donner un préavis écrit ou de verser une indemnité compensatrice de préavis. La durée du préavis et le montant de l’indemnité dépendent de la durée d’emploi et des circonstances propres à chaque cas. Le non-respect de ces exigences peut avoir des conséquences juridiques importantes.

Le préavis écrit doit être adressé à l’employé. Il peut être remis en personne, par la poste ou par courriel, pourvu que la réception soit confirmée.

Pour être certain d’honorer ses obligations, l’employeur doit connaître à la fois les exigences légales et les principes de common law qui s’appliquent lorsqu’il met fin à un emploi.

Indemnité de cessation d’emploi

L’employé a parfois droit à une indemnité de cessation d’emploi en plus du préavis ou de l’indemnité compensatrice de préavis. Consultez la loi sur les normes du travail de votre province ou territoire et demandez conseil à un avocat pour savoir si c’est le cas.

Pour en savoir plus sur le préavis et l’indemnité de cessation d’emploi, lisez notre article sur le sujet.

Autres considérations

Le contrat de travail

Un contrat de travail  soigneusement rédigé fixe clairement les attentes de l’employeur et de l’employé, évite les malentendus et contribue à prévenir des conflits qui pourraient mener à une cessation d’emploi.

Le relevé d’emploi

L’employeur doit remettre un relevé d’emploi après une cessation d’emploi. Pour en savoir plus sur la manière de produire ce document, lisez notre article sur le sujet. 

Assurez la confidentialité

Veillez à ce que la confidentialité soit maintenue tout au long du processus de cessation d’emploi. Seules les personnes directement concernées doivent avoir accès aux renseignements sensibles.

Récupérez les biens de l’entreprise

Assurez-vous que l’employé a bien remis tous les biens de l’entreprise qu’il a en sa possession (clés, ordinateur portable, carte d’accès, etc.) avant son départ. Supprimez ses accès aux systèmes et réseaux de l’entreprise. 

Préparez la transition

Réfléchissez aux mesures de transition que le départ entraînera : préparez-vous à réattribuer les tâches, à réassigner des projets, voire à embaucher un nouvel employé. Vous devriez aussi annoncer le départ à vos employés (sans entrer dans les détails) et les inviter à poser toute question à une personne désignée. 

Faites le bilan

Une fois le processus terminé, faites un bilan complet pour apprendre de l’expérience. Demandez-vous si des problèmes sous-jacents ont contribué au congédiement et ce que vous pourriez faire pour éviter que la situation se répète.

Le congédiement d’un employé est un processus complexe qui nécessite une réflexion et doit être mené conformément aux lois du travail. Informez-vous avant d’agir. En vous y prenant de la bonne façon, vous pourriez éviter d’importants problèmes financiers, comme des milliers de dollars en honoraires juridiques ou des dizaines de milliers de dollars en sanctions judiciaires. 

Notre équipe des Ressources aux entreprises est là pour vous aider à prendre des décisions éclairées. N’hésitez pas à communiquer avec nos conseillers chevronnés, au 1-833-568-3234 ou à fcei@fcei.ca.