Relevé d'emploi : Quelle est la marche à suivre?

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En tant qu'employeur, l'une de vos principales responsabilités est de fournir à vos employés un relevé d'emploi (RE) dès qu'ils cessent d'être rémunérés, de manière précise et dans les délais appropriés, car cela influence directement leur droit et avantage dont il bénéficie en tant qu’employée. Service Canada utilise les informations qui figurent dans le RE pour déterminer si une personne est admissible à des prestations d'assurance-emploi. 

Pourquoi émettre un RE?

Un RE doit être émis chaque fois que l'emploi prend fin, que ce soit à l'initiative de l'employeur ou de l'employé. Un RE doit également être émis lorsqu'un salarié subit un arrêt de rémunération de plus d'une semaine, c'est-à-dire lorsqu'il est mis à pied.

Service Canada peut vous demander de fournir un RE. Par exemple, si un salarié a plus d'un emploi et qu'il subit un arrêt de rémunération dans son autre emploi, Service Canada aura également besoin d'informations de votre part sur les heures de travail et la rémunération du salarié. 

De plus amples informations sur l'interruption de la rémunération sont disponibles sur le site du gouvernement.

Que comporte le formulaire de RE?

Le Formulaire de RE contient des informations de base sur l'employeur, telles que :

• L’information sur l’employé(e)
• L’information sur l’employeur
• La durée de l'emploi
• Les raisons de la cessation d’emploi
• Le salaire brut de l'employé
• Le nombre total d'heures travaillées assurables
• Les déductions et retenues 
   

Comment produire un relevé d'emploi?

Il existe deux façons de produire un RE de deux manières : électroniquement ou sur papier.

Vous pouvez soumettre les RE électroniquement de trois façons différentes :

• En entrant manuellement les données via Mon dossier de Service Canada et les soumettre grâce au portail RE Web.
• En utilisant un logiciel de paie compatible pour soumettre les RE via RE Web.
• En utilisant le service de transfert automatisé sécurisé (TAP) à travers un logiciel de paie. C’est un système auxquels on recourt les grandes entreprises. 

Si vous avez besoin de commander des formulaires de RE en version papier, vous pouvez contacter le Centre de services aux employeurs du gouvernement du Canada au 1 800 367-5693. 

Lors de la commande, assurez-vous de fournir les informations suivantes :

• Votre numéro de compte de paie de l'ARC à des fins d'identification.
• Votre numéro d'entreprise (NE) ou celui de l'entreprise pour laquelle vous appelez.
• Le code postal associé au NE tel qu'il est enregistré auprès de l'ARC.

Une fois que vous avez les formulaires de RE en version papier, assurez-vous d’imprimer 3 copies :

• Remettez la copie 1 à l'employé (c'est cette copie que l'employé utilisera pour faire sa demande de prestations d'assurance-emploi).
• Postez la copie 2 à Service Canada (Service Canada, case postale 9000, Bathurst, Nouveau-Brunswick, E2A 4T3).
• Conservez la copie 3 dans vos dossiers pour vos propres références.

Dates limites de production des RE

Si vous émettez un RE sur papier, il doit être émis dans les 5 jours civils suivant

• le premier jour d'un arrêt de rémunération, ou
• le jour où l'employeur a connaissance d'un arrêt de rémunération.

Si vous émettez un RE par voie électronique

Votre période de paie est hebdomadaire, bihebdomadaire ou bimensuelle : dans les 5 jours civils suivant la fin de la période de paie au cours de laquelle l'interruption de la rémunération s'est produite. 

Votre période de paie est mensuelle, ou il y a 13 périodes de paie par an, vous devez émettre le RE à la date la plus proche :

• 5 jours civils après la fin de la période de paie au cours de laquelle survient l'arrêt de rémunération, ou
• 15 jours civils après le premier jour de l'arrêt de rémunération.

Note importante : Pénalités en cas de non-production des RE

Le non-respect de l'obligation de fournir un RE peut entraîner deux types de sanctions légales. La première sanction est émise par le gouvernement fédéral, où l'employeur peut être condamné à une amende pouvant aller jusqu'à 2 000 $ ou même à une peine de six mois d'emprisonnement, ou les deux. La deuxième sanction consiste en des dommages-intérêts que l'employeur doit verser à l'employé pour le désagrément causé. 

Conseils pour bien remplir les RE 

Pour remplir correctement les RE, il est essentiel de comprendre les exigences légales et les détails spécifiques à chaque situation. Pour vous aider dans cette tâche, vous pouvez utiliser diverses ressources, notamment :

• Le guide de Marche à suivre pour remplir le relevé d'emploi  créé par Service Canada.
• Les logiciels de paie compatibles avec le système de déclaration électronique des RE.
• Les services comptables pour garantir la précision des informations fournies.

Où puis-je trouver d’autres renseignements?

• RE Web – Guide de l’utilisateur
• Contacter le Centre de services aux employeurs et demandez des conseils et des directives au sujet des RE.
• Tableau récapitulatif - Types de rémunération, rémunération et heures assurables et non assurables, et attribution selon la période de paie 

Les membres FCEI qui ont des questions peuvent communiquer avec notre équipe de conseillers par téléphone au 1-833-568-3234 ou par courriel à l’adresse fcei@fcei.ca.

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