Comment encadrer les employés souvent absents pour cause de maladie ou en retard au travail?

L’une des raisons qu’invoquent le plus souvent les employeurs qui souhaitent congédier un employé, c’est que la personne « est toujours en retard et prend 2 ou 3 congés de maladie par mois ». Les absences et les retards peuvent perturber, voire compromettre, le fonctionnement d’une entreprise. Mais comment gérer ce problème répandu?

Établissez les règles

C’est vous qui donnez le ton dans votre entreprise. En établissant des règles, des politiques et des procédures, vous veillez à ce que tous les employés connaissent les attentes et soient traités équitablement. Une politique sur l’assiduité et les congés de maladie fournit des indications claires sur les droits aux congés et sur la marche à suivre pour prévenir d’une absence ou demander un congé. 

Votre politique devrait couvrir les sujets suivants :

• Les normes du travail concernant les congés de maladie : Combien de jours sont prévus par la loi? Les congés sont-ils payés ou non? Pouvez-vous exiger un certificat médical?
• Qui l’employé doit contacter : Le propriétaire de l’entreprise? Son superviseur? Son chef d’équipe?
• Le moyen de communication à utiliser : Le téléphone? Un courriel? Un texto?
• Quand l’employé doit contacter la personne responsable : Dès qu’il sait qu’il sera absent? Une demi-heure avant son quart de travail?
• Comment procéder pour demander un congé (vacances, rendez-vous médical, etc.) : Par écrit? En remplissant un formulaire? En personne? Par courriel?

L’employé fréquemment malade

On peut se poser des questions quand un employé se déclare « malade » le vendredi d’une longue fin de semaine ou le lendemain de son anniversaire. Mais il y a aussi des gens qui sont réellement malades souvent. Il peut alors être difficile de savoir comment gérer le problème. D’un côté, vous avez besoin que vos employés travaillent pour faire fonctionner l’entreprise; de l’autre, s’ils viennent travailler malades et qu’ils rendent tout le monde malade, vous aurez un tout autre problème sur les bras. 

Si une personne souvent malade est efficace quand elle est au travail, vous pourriez envisager le télétravail pour les jours où elle ne devrait pas venir sur place, mais est assez en forme pour travailler. Vous pouvez user de créativité pour gérer ce genre de situation, pourvu que l’employé donne son accord (par écrit). 

Discutez avec la personne. Demandez-lui comment vous pourriez la soutenir dans la période qu’elle traverse, et trouvez une solution qui convient à la fois à l’employé et à l’entreprise. 

N’oubliez pas : les lois sur les droits de la personne et la protection de la vie privée interdisent aux employeurs de poser des questions sur la nature précise d’une maladie. Vous pouvez cependant demander à la personne ce que vous pourriez faire pour l’aider à améliorer son assiduité au travail.

L’employé toujours en retard au travail

Les retards chroniques sont irritants, sans compter qu’ils constituent un vol de temps. Cependant, plutôt que de présumer que les retardataires sont impolis ou malhonnêtes, accordez-leur le bénéfice du doute et essayez de comprendre pourquoi ils sont toujours en retard.  

S’il est important d’établir des attentes et des directives claires quant au début et à la fin des quarts de travail, il peut être bénéfique, en cas de problème, d’aborder la question avec bienveillance et empathie. Par exemple, la personne est peut-être un parent seul qui doit déposer ses enfants à l’école à une certaine heure, ou une adolescente qui s’occupe de son grand-père malade. 

Quand vous abordez la question des retards chroniques avec une personne, demandez-lui ce que vous pourriez faire pour l’aider à arriver à l’heure au travail. Pourriez-vous, par exemple, la faire commencer 30 minutes plus tard? Il peut être difficile de voir au-delà d’un aspect problématique dans le travail d’un employé. Or, la souplesse, de petits changements et un rappel des attentes peuvent parfois tout changer. 

Souvent, les gens ne réalisent pas que leurs retards le matin ou leurs absences fréquentes le vendredi ont des conséquences sur leurs collègues et l’entreprise. Avant d’en venir aux mesures disciplinaires, expliquer clairement et calmement à une personne les conséquences de son comportement suffit parfois à régler le problème.

Que votre entreprise offre ou non des congés de maladie payés, établissez vos attentes en matière d’assiduité et expliquez à vos employés la valeur de leur contribution individuelle, mais aussi l’impact de leurs absences. Pour le bien de votre productivité et de votre bilan.

Les membres FCEI trouveront un modèle de Politique sur l’assiduité et les congés de maladie dans le Portail des membres.

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