Comment avoir une conversation difficile avec un employé

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Tous les jours, votre employé arrive au travail en retard de 20 minutes et semble stressé. Un employé vous annonce qu’il fait de l’anxiété et demande que son horaire et ses tâches soient adaptés. Vous avez entendu des rumeurs, et peut-être même observé des signes, qu’un employé est alcoolique ou toxicomane. Ces trois scénarios sont très différents, mais la conversation que vous devez avoir avec chaque employé est sensiblement la même. 

Que vous ayez besoin d’adapter les tâches d’un employé malade, de prendre des mesures disciplinaires ou même de congédier un employé, les conversations difficiles sont inévitables en milieu de travail. Les tribunaux s’attendent à ce que les employeurs prennent les mesures nécessaires pour soutenir leurs employés et s’adapter à leurs besoins lorsqu’une situation personnelle a un impact sur leur rendement.

Assurez-vous d’intégrer ces 3 éléments essentiels à toute conversation difficile avec un employé : 

1. Offrez-lui du soutien – Partez du principe que vous êtes là pour aider votre employé. Évitez de l’accuser de quoi que ce soit. Allez droit au but de façon claire et respectueuse. Expliquez-lui que vous avez remarqué un changement dans son comportement (c.-à-d. l’employé est souvent en retard, il n’effectue pas les tâches qui lui sont assignées, il a une attitude négative) et que vous vous demandez si tout va bien. Demandez à l’employé comment vous pouvez l’aider à améliorer la situation. Tenez-vous-en aux faits et évitez autant que possible de discuter d’émotions. 
   
   
2. Adoptez une écoute active – Concentrez-vous sur ce que dit l’employé. En tant qu’employeur, vous avez le droit de disposer des informations nécessaires pour adapter le milieu de travail si un employé vit une situation particulière. Cependant, l’employé n’est pas tenu de révéler des renseignements personnels. Posez-lui des questions et écoutez ses réponses afin de pouvoir lui offrir du soutien. Évitez d’accuser l’employé. Ayez une écoute active, adaptez vos gestes et vos réponses, et faites preuve de compassion lorsque votre employé vous explique sa situation.
   
   
3. Prenez des notes et adaptez votre approche au besoin – Ce point est extrêmement important, car vous pourrez consulter vos notes à l’avenir pour voir ce que chacun a dit et quel type de soutien a été demandé. Vos notes vous seront également utiles si votre relation avec l’employé se dégrade et un litige est porté devant les tribunaux. Ceux-ci consulteront vos documents afin d’assurer que vous avez fait preuve de diligence raisonnable et rempli de façon satisfaisante votre obligation de prendre des mesures d’adaptation ou d’accommodement.

REMARQUE IMPORTANTE : Lorsqu’une plainte est déposée et qu’un litige est porté devant les tribunaux, ces derniers peuvent exiger au moyen d’une assignation toute documentation et toute communication pertinentes (notes de réunions, dossier de l’employé, courriels, messages textes). Lorsque vous prenez des notes, tenez-vous-en aux faits. Évitez les sentiments, émotions, suppositions, etc. 

Les membres FCEI peuvent communiquer avec nos conseillers aux entreprises pour obtenir des conseils sur les conversations difficiles. Communiquez avec nous par téléphone au 1 833 568 3234 ou par courriel à l’adresse fcei@fcei.ca pour obtenir un soutien spécialisé. 

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