Vous avez embauché votre premier employé? Voici les prochaines étapes

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L’embauche d’un employé est une étape importante pour la croissance de votre entreprise. Vous trouverez ci-dessous une liste d’exigences gouvernementales et des documents qui vous aideront à assurer la protection de votre entreprise et l’intégration de votre employé.

Lettre d’offre/contrat de travail 

Une lettre d’offre vous aidera à établir une relation d’emploi sur des bases solides. Mettre par écrit les conditions d’emploi de votre employé permettra d’assurer à la fois sa protection et la vôtre et de clarifier vos attentes dès l’embauche. Demandez à votre employé de signer la lettre pour attester qu’il comprend et accepte ses conditions d’emploi.

Notre modèle de lettre d’offre peut vous permettre d’économiser du temps en vous évitant d’avoir à rédiger un contrat de travail. Téléchargez-le dans notre banque de ressources en vous connectant au portail des membres, où vous trouverez également d’autres modèles de documents qui pourraient vous être utiles.

Description de poste

Fournir une description de poste à votre employé permettra d’établir ce que vous attendez de lui dès le départ pour faciliter la gestion du rendement. Utilisez un langage simple pour décrire les responsabilités et les exigences du poste en vous donnant la flexibilité de les modifier ou de les mettre à jour si nécessaire.

Pour en savoir plus, consultez notre article, Comment créer une offre d’emploi accrocheuse.

Retenues à la source

Vous devez ouvrir un compte à l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour y verser les déductions que vous devez prélever de la paie de vos employés (impôt sur le revenu, AE, RPC ou RRQ). Pour ouvrir un compte, contactez l’ARC au 1 800 959-7775 ou inscrivez votre entreprise en ligne.

Vous devez demander à votre employé de remplir le formulaire TD-1 ainsi qu’un formulaire provincial (TP-1015.3 pour le Québec) pour savoir quel montant déduire pour l’impôt sur le revenu. N’envoyez pas ces formulaires à l’ARC. Ils ne sont destinés qu’à vos dossiers.

Pour l’assurance-emploi (AE) et le Régime de pensions du Canada (RPC) ou le Régime de rentes du Québec (RRQ), vous devez calculer votre part de cotisations et celle de votre employé.

Vous pouvez utiliser le Calculateur en direct de retenues sur la paie de l’ARC pour déterminer les montants à prélever sur la paie de vos employés ainsi que le Guide de l’employeur - Les retenues sur la paie et les versements. Vous pouvez également taper le mot « retenues » pour filtrer les articles dans la Galerie de vidéos pour les entreprises de l’ARC afin d’en savoir plus sur vos obligations en matière de retenues à la source.  

Pour effectuer les retenues nécessaires sur la paie de votre employé, vous aurez besoin de son numéro d’assurance sociale. En tant qu’employeur, vous avez la responsabilité de demander à votre nouvel employé son numéro d’assurance sociale (NAS) dans les 3 jours suivant son embauche. Celui-ci doit vous présenter sa carte d’assurance sociale, une lettre de confirmation au sujet de son NAS ou tout autre document sur lequel apparaît son NAS.  

Les NAS commençant par « 9 » sont attribués aux travailleurs étrangers temporaires qui ne sont ni citoyens canadiens ni résidents permanents. Ces NAS sont valides aussi longtemps que la personne est autorisée à travailler au Canada. Un de vos employés a un NAS qui commence par « 9 »? Demandez une copie du document d’immigration qui l’autorise à travailler au Canada. Si la date d’expiration du document est passée, vous devez, avant d’embaucher l’employé, lui demander d’obtenir un document valide de la part d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). 

Indemnisation des accidents du travail

Selon votre province, votre structure d’entreprise et votre industrie, vous pourriez avoir l’obligation de vous inscrire à un régime d’indemnisation des travailleurs. Ce type de régime, qui protège les employés contre les difficultés financières découlant des blessures ou maladies professionnelles, est financé par les cotisations des employeurs.

Pour en savoir plus sur l’indemnisation des accidents du travail, consultez les sites suivants :

• Industries sous réglementation fédérale
• Alberta
• Colombie-Britannique (en anglais seulement)
• Île-du-Prince-Édouard
• Manitoba
• Nouveau-Brunswick
• Nouvelle-Écosse (en anglais seulement)
• Ontario
• Québec
• Saskatchewan (en anglais seulement)
• Terre-Neuve-et-Labrador (en anglais seulement)
• Territoires-du-Nord-Ouest/Nunavut
• Yukon

Normes d’emploi

Les normes d’emploi (ou normes du travail) sont les règles provinciales qui s’appliquent aux conditions de travail de vos employés. Ces règles établissent les normes minimales en ce qui a trait à l’indemnité de congé annuel, aux heures normales de travail, aux heures supplémentaires, aux pauses, aux jours fériés et aux congés, entre autres.

Pour en savoir plus sur les normes d’emploi, consultez le site de votre province :

• Industries sous réglementation fédérale
• Alberta (en anglais seulement)
• Colombie-Britannique (en anglais seulement)
• Île-du-Prince-Édouard
• Manitoba
• Nouveau-Brunswick
• Nouvelle-Écosse (en anglais seulement)
• Nunavut
• Ontario
• Québec
• Saskatchewan (en anglais seulement)
• Terre-Neuve-et-Labrador
• Territoires-du-Nord-Ouest
• Yukon 

Santé et sécurité au travail

Si vous avez des employés, vous devez vous conformer à la réglementation sur la santé et la sécurité au travail (SST), et ce, peu importe la taille de votre entreprise. En tant qu’employeur, vous devez vous assurer que votre lieu de travail est sécuritaire et que vos employés disposent de la formation et des connaissances nécessaires pour travailler de façon sécuritaire.

La réglementation sur la SST varie selon les provinces et les territoires :

• Industries sous réglementation fédérale
• Alberta (en anglais seulement)
• Colombie-Britannique (en anglais seulement)
• Île-du-Prince-Édouard (en anglais seulement)
• Manitoba (en anglais seulement)
• Nouveau-Brunswick
• Nouvelle-Écosse (en anglais seulement)
• Ontario (en anglais seulement)
• Québec
• Saskatchewan (en anglais seulement)
• Terre-Neuve-et-Labrador (en anglais seulement)
• Territoires-du-Nord-Ouest/Nunavut (en anglais seulement)
• Yukon (en anglais seulement) 

Pour en savoir plus, visitez notre page Web sur la conformité en matière de santé et sécurité au travail.

Formation

En guise de complément à la formation en cours d’emploi, Vubiz, un des partenaires de nos programmes d’économies, vous offre une multitude de cours gratuits : par exemple, la série Les clients d’abord sur la communication, l’écoute active et la gestion des personnalités difficiles, et le programme Compétences personnelles et professionnelles sur les réunions d’équipe, la délégation des tâches, la gestion de conflit et du stress, etc.

Vubiz propose également 4 programmes de certificat au coût de 69 $ par personne. Ces programmes comportent de 20 à 30 heures de formation sur la gestion de petite entreprise, la santé et la sécurité, la vente et le marketing ainsi que les ressources humaines.

Si vous avez des questions sur la planification des effectifs ou la conformité aux exigences gouvernementales, n’hésitez pas à contacter l’un de nos conseillers au 1 833 568-3234 ou à fcei@fcei.ca.