De plus en plus, les entreprises délaissent le papier et se tournent vers la technologie pour stocker leurs données. Mais tout comme il faut conserver sous clés les documents papier contenant des renseignements personnels, les données numériques doivent aussi être protégées.
En général, vous gardez dans votre entreprise de l’information sensible comme les dossiers personnels de vos employés, des renseignements sur vos clients, des données sur les programmes de fidélité, de l’information financière et des données sur les paiements. En prenant des mesures pour préserver ces renseignements, vous protégez votre entreprise et vos clients, tout en réduisant les risques de poursuites.
Voici 10 conseils pour sécuriser les données stockées dans votre entreprise
1. Formez une équipe chargée de la sécurité des données et de la protection de la vie privée
Si possible, vous et les autres membres de la direction devriez faire partie de cette équipe pour montrer toute l’importance que vous accordez à la sécurité des données. Vous croyez peut-être qu’en raison de la taille de votre entreprise, vous n’avez pas besoin de nommer quelqu’un pour veiller à la sécurité de l’information. Détrompez-vous! Les petites entreprises sont aussi vulnérables aux brèches de sécurité que les grandes. De plus, si vous avez déjà une équipe des TI, elle peut être débordée en raison d’autres demandes et ne pas avoir de temps à consacrer à cette tâche. Une personne dédiée à la sécurité des données ou, mieux encore, toute une équipe si c’est possible, pourra soutenir vos employés et les sensibiliser à la sécurité.
2. Faites l’inventaire de vos systèmes et de vos données
En ayant en mains la liste de l’équipement, des systèmes et des logiciels qu’utilisent vos employés, vous serez en mesure de déterminer les mesures à mettre en place pour protéger les données de votre entreprise.
3. Effectuez une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) sert à identifier les risques liés à la protection des données qui pourraient toucher votre entreprise ou les clients avec qui vous interagissez. Elle permet aussi de mettre en place des solutions pour atténuer ces risques. Sachez cependant qu’il est impossible d’éliminer tous les risques. Commencez par vous poser la question « Qu’arriverait-il si…? » Votre entreprise serait-elle prête à faire face aux conséquences?
4. Évaluez votre niveau de sécurité
Trouvez vos vulnérabilités : utilisez des outils en ligne pour analyser vos systèmes et détecter les failles (notamment celles provenant des navigateurs désuets). Faites les mises à jour nécessaires car, souvent, elles incluent des mises à jour de sécurité qui contribuent à protéger vos systèmes
5. Créez des politiques et des procédures sur la sécurité
Il est important de créer votre propre politique sur la sécurité des données et d’y inclure notamment :
6. Utilisez une application de gestion de mots de passe
Les gestionnaires de mots de passe sont incontournables. Ils vous permettent de conserver vos mots de passe de manière sécuritaire, sur un nuage ou dans votre ordinateur. Vous pouvez ainsi créer des combinaisons de mots de passe aléatoires que les fraudeurs peuvent très difficilement déchiffrer.
Assurez-vous que les entreprises avec qui vous faites affaire prennent aussi des mesures pour protéger vos systèmes et les données de vos clients. Effectuez une évaluation complète des risques et n’hésitez pas à parler à leur équipe des TI au besoin.
Mettez en place un plan d’action détaillant les mesures à prendre en cas de brèche de sécurité. Votre plan doit comprendre une stratégie pour la sauvegarde de toute l’information sensible, ainsi que la liste des logiciels importants pour votre entreprise et du matériel requis pour les utiliser.