Partys de bureau: connaissez-vous vos responsabilités d’employeurs?

Lorsque vous organisez un party de bureau pour les fêtes ou toute autre activité sociale la question qui vient inévitablement est «y aura-t-il de l’alcool?».

C’est très important de reconnaître les efforts de vos employés en organisant un party. Mais l’organisation de ce genre d’événement peut présenter des risques, surtout pour vous l’employeur. Une fois le lieu et le menu choisis, votre travail n’est pas terminé. Vous devrez également prendre certaines mesures pour protéger vos employés qui pourraient consommer de l’alcool ou du cannabis avant ou pendant l’événement.

La loi vous oblige à veiller à la santé et à la sécurité de vos employés, y compris pendant et après les activités sociales que vous organisez.

Si l’un de vos employés quitte une activité en état d’ébriété et qu’il a un accident de voiture ou en cause un, et blesse un employé ou toute autre personne, vous pourriez être tenu responsable. (Au Québec, les accidents de voiture étant couverts par la Société d’assurance automobile, les règles à cet égard peuvent différer des autres provinces.)

L’idéal serait de ne pas permettre la consommation d’alcool ou de cannabis lors de vos activités sociales, mais cette décision risque de ne pas être populaire auprès de vos employés.

La meilleure approche pour réduire les incidents consiste alors à limiter la consommation d’alcool et à intervenir tout de suite pour assurer la sécurité des employés si certains dépassent les limites.

Étant donné la nature de la relation employeur-employé, les tribunaux estiment que vous êtes plus responsable du sort de vos employés qu’un propriétaire de bar ou un hôte privé (ami, famille). La jurisprudence récente précise vos responsabilités:

• Vous êtes dans l’obligation de prendre soin de votre personnel (devoir de diligence), que l’événement ait lieu dans vos locaux ou à l’extérieur même lorsqu’un fournisseur externe (restaurant, traiteur, etc.) est responsable du service d’alcool.
• Vous êtes obligé de prendre des mesures proactives pour protéger vos employés contre les dangers physiques et psychologiques.
• Vous devez superviser vos employés afin d’éviter qu’ils repartent en état d’ébriété après un événement.

Voici des conseils utiles si vous permettez la consommation de l’alcool lors de vos prochaines activités sociales.

Avant l’événement:

• Envoyez un courriel à tous vos employés pour leur rappeler que leur présence est facultative, mais que tous les participants doivent se comporter de façon responsable et s’arranger pour trouver un conducteur désigné pour les raccompagner s’ils consomment de l’alcool ou du cannabis.
• Rappelez à vos employés qu’ils doivent respecter les règles de votre politique contre le harcèlement et celles de votre code de conduite. Joignez ces politiques à votre courriel et demandez à vos employés de les consulter avant l’événement.
• Envisagez de mettre en place un système pour que vos employés laissent leurs clés de voiture au début de l’événement. Cela vous évitera d’avoir à enlever les clés à un employé aux facultés affaiblies.
• Assurez-vous que le lieu de l’événement ne présente pas de danger et qu’aucun alcool ne soit servi lors d’activités risquées: conduite de véhicule, motoneige, bateau, etc.

Pendant l’événement:

• Veillez à ce qu’aucun mineur ne consomme d’alcool.
• Offrez des boissons sans alcool.
• Servez toujours de la nourriture lorsque les boissons alcoolisées sont permises.
• Limitez le nombre de boissons payées par votre entreprise en instaurant un système où chaque personne reçoit un nombre préétabli de coupons ou un tampon sur la main à chaque consommation.
• Faites appel à des serveurs professionnels et dites-leur de ne pas servir d’alcool aux personnes qui semblent en état d’ébriété et de vous informer si un de vos employés se voit refuser de l’alcool.
• Fermez le bar une heure avant la fin de l’événement pour indiquer qu’il est bientôt terminé. Ne faites PAS de «last call».

Après l’événement:

• Donnez des coupons de taxi ou offrez d’autres moyens de transport à vos employés.
• Vérifiez la météo et préparez-vous à prendre des mesures proactives pour réserver des chambres d’hôtel ou tout autre type d’hébergement en cas de tempête de neige.
• Gardez l’œil sur vos employés au moment du départ. Si vous remarquez que l’un d’entre eux est ivre, prenez ses clés de voiture, et trouvez-lui une solution d’hébergement ou faites-le raccompagner en taxi à son domicile.
• Si un employé ivre refuse de coopérer, contactez son conjoint ou un membre de sa famille pour qu’il vienne le chercher. Si cet employé insiste pour prendre le volant, appelez la police.

Prévenez les problèmes en mettant en place une politique sur la consommation de drogues et d’alcool. Incluez-y une procédure qui sera enclenchée si l’un de vos employés a les facultés affaiblies ou si vous suspectez qu’il a les facultés affaiblies lors d’une activité sociale.

Cette politique devra définir ce que vous entendez par «lieu de travail» pour qu’elle englobe les activités sociales, qu’elles soient organisées dans vos locaux ou à l’extérieur. Prévoyez aussi des mesures disciplinaires en cas d’incident.

Les membres FCEI peuvent télécharger notre modèle de politique sur l’usage de drogues, d’alcool et de médicaments dans la banque de ressources. Ce document a été préparé pour la FCEI par Fasken, un important cabinet d’avocats.

Avant votre prochaine activité sociale, passez ces recommandations en revue avec vos employés pour réduire les risques d’incidents malheureux et les poursuites, et permettre à tous de s’amuser en sécurité.