Quand et comment payer les heures supplémentaires de vos employés?

En période de pointe, il est fréquent de devoir recourir au temps supplémentaire pour arriver à livrer toute les commandes à temps! Il est important de savoir comment les calculer pour éviter d’en payer trop… ou pas assez. 

Payer des heures supplémentaires, oui, mais à partir de quand?
C’est la semaine normale de travail qui définit à partir de quand une heure travaillée est considérée comme une heure supplémentaire et donc payée comme telle. La semaine normale de travail n’est pas le nombre d’heures travaillé habituellement par l’employé, mais plutôt un nombre d’heures fixe définit par la Loi sur les normes du travail. Pour la majorité des travailleurs, elle est de 40 heures par semaine. 

Par contre, dans certaines industries, la semaine normale de travail est différente, comme l’illustre le tableau suivant.

Calcul des heures supplémentaires
Chaque heure supplémentaire doit être payée au taux horaire de l’employé, majoré de 50 %. Les primes allouées en fonction de l’horaire (p. ex. : prime de nuit, de fin de semaine, etc.) n’ont pas à être majorées. Voici deux exemples pour illustrer le calcul des heures supplémentaires.

Dans le but de vous aider, la CNESST met à la disposition des employeurs, dans son outil monCalcul une calculatrice de salaire et d’heures supplémentaires.

Qu’en est-il des employés qui reçoivent un salaire fixe?
Certains employés reçoivent un salaire fixe, hebdomadaire ou annuel, plutôt qu’un salaire horaire. Une fausse croyance circule à l’effet que ces employés n’ont automatiquement pas accès au paiement de leurs heures supplémentaires. Si le salaire de l’employé peut facilement être converti en salaire horaire, l’employé aura droit au paiement des heures supplémentaires.

Voici des exemples de situations où le salaire est considéré comme « facilement convertible ».

• Le contrat de travail ou les politiques de l’entreprise prévoient un horaire de travail ou un nombre d’heures qui doit être travaillé par semaine.
• L’employé doit compléter chaque semaine une feuille de temps.

S’il n’est pas possible de convertir le salaire fixe en salaire horaire, vous n’avez probablement pas à payer les heures supplémentaires. Attention! Cela veut aussi dire que vous ne pouvez pas réduire le salaire de l’employé qui a travaillé moins d’heures qu’à l’habitude. Ceci s’applique, peu importe que l’employé soit malade ou ait simplement décidé de profiter du beau temps!

Les exceptions
Les dispositions sur les heures supplémentaires ne s’appliquent pas aux salariés suivants : 

• À l’étudiant employé dans une colonie de vacances ou dans un organisme à but non lucratif et à vocation sociale ou communautaire, tel un organisme de loisirs.
• Au cadre d’une entreprise.
  • La CNESST définit un cadre comme une personne « qui possède un pouvoir décisionnel et qui agit à titre de représentant de l’employeur dans ses rapports avec les autres employés. »
• Au salarié qui travaille en dehors de l’établissement et dont les heures de travail sont incontrôlables.
  • Il est important de préciser que selon la CNESST « la notion d’heures de travail incontrôlable est déterminante ». 
• Au salarié affecté à la mise en conserve, à l’empaquetage et à la congélation des fruits et légumes, pendant la période des récoltes.
• Au salarié dans un établissement de pêche, de transformation ou de mise en conserve du poisson.
• Au travailleur agricole.
• Aau salarié qui a pour unique fonction de garder ou de prendre soin d’un enfant, d’un malade, d’une personne handicapée ou d’une personne âgée dans le logement de cette personne, y compris, s’il y a lieu, d’accomplir des travaux ménagers directement liés aux besoins immédiats de cette personne, sauf si l’employeur poursuit au moyen de ce travail des fins lucratives.

Quelques questions fréquentes :

Est-ce que je peux obliger mon employé à faire des heures supplémentaires?

Sachez que les employés peuvent refuser de travailler dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

• On lui demande de travailler plus de 4 heures supplémentaires au-delà de son horaire normal. À compter du 1^er janvier 2019, cela sera diminué à 2 heures supplémentaires. 
• On lui demande de travailler plus de 14 heures dans une période de 24 heures. 
• On lui demande de travailler plus de 50 heures dans une même semaine. La limite est de 60 heures pour un employé qui travaille sur le territoire de la Baie-James.

À compter du 1^er janvier 2019, un employé pourra refuser de travailler s'il n'a pas été avisé au moins 5 jours à l'avance qu'il doit travailler, sauf s'il s'agit d'un travailleur agricole ou si la nature des fonctions l'exige.

Un employé ne peut pas refuser de travailler dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

• En cas de danger pour la vie, la santé ou la sécurité des travailleurs ou de la population.
• En cas de risque de destruction ou de détérioration grave de biens ou d’immeubles, ou dans tout autre cas de force majeure.
• Si ce refus va à l’encontre de son code de déontologie.

Mon employé travaille 43 heures une semaine, mais en travaille seulement 35 la semaine suivante. Est-ce que je peux « reporter » les heures de la première semaine à la suivante pour éviter de payer les heures supplémentaires?

Oui, à condition d'avoir pris une entente avec l'employé pour le faire. Notez qu'il n'est plus obligatoire d'obtenir l'autorisation de la CNESST depuis le 12 juin 2018. 

L’étalement des heures de travail permet à un employeur d’utiliser une période de référence autre que la semaine normale de travail pour calculer les heures supplémentaires. À titre d’exemple, l’entente pourrait prévoir que les heures supplémentaires sont rémunérées à taux majoré après 80 heures de travail sur deux semaines.

L'entente prise avec l'employé doit respecter les conditions suivantes :

• être écrite,
• les heures dont étalées sur une période maximale de 4 semaines,
• une semaine de travail n'excède pas de plus de 10 heures la semaine normale de travail.

L'entente peut être résiliée par l'employeur ou l'employé en donnant à l'autre un préavis d'au moins deux semaines avant la fin prévue de l'étalement. 

Est-ce que je peux mettre les heures supplémentaires dans une banque de temps plutôt que de les payer immédiatement?

Oui, mais uniquement si l’employé vous donne son accord pour le faire. Le moment où les heures en banque seront utilisées doit faire l'objet d'une entente entre vous et l'employé.

Important : Les heures accumulées dans une banque d’heure le sont au taux majoré de 50 %. Ainsi, 1 h travaillée = 1,5 h dans la banque.