Former ses employés : obligatoire ou non?

La croissance de votre entreprise est étroitement liée au développement des compétences et des qualifications de votre personnel. Dans certains cas, c’est aussi une obligation découlant de la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (Loi du 1 %). Cette loi vise à améliorer les compétences de la main-d'œuvre actuelle et future. Elle oblige les employeurs dont la masse salariale dépasse 2 millions de dollars à investir au moins 1 % de cette masse salariale dans la formation de leurs employés.

Si vous êtes un employeur avec une masse salariale de plus de 2 millions de dollars, vous devez :

• Investir au moins 1 % de votre masse salariale dans la formation de vos employés.
• Déclarer ces dépenses à Revenu Québec.

Formations admissibles

L’activité de formation doit améliorer les compétences du personnel, peu importe la méthode. Pour être admissible, la formation doit :

• Suivre un plan avec des objectifs précis.
• Être donnée par un établissement d'enseignement reconnu, un ordre professionnel, un formateur, un organisme formateur ou un service de formation agréé.
• Faire partie d’un plan de formation de l’entreprise.
• Viser à améliorer les compétences des employés.

La formation peut être offerte

• en classe;
• sous forme d’entraînement à la tâche;
• dans le cadre d’un colloque, d’un congrès ou d’un séminaire;
• en ligne, en classe virtuelle.

Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles sont celles que votre entreprise effectue pour son personnel ou ses stagiaires. Vous n'avez pas besoin d'autorisation préalable. Si votre entreprise ne peut pas faire ces dépenses ou atteindre le montant minimal, elle peut utiliser d'autres moyens pour investir dans la formation. Pour plus d’information, consultez la page sur les dépenses de formation admissibles.

Les formations en santé et sécurité

Les formations en santé et sécurité méritent quelques précisions. Généralement, une formation en santé et sécurité a pour objectif d’informer et d’outiller le travailleur pour qu’il accomplisse son travail de manière sécuritaire. Puisque l’objectif n’est pas d’améliorer la qualification et les compétences de l’employé, ces formations ne sont généralement pas admissibles. Ce serait le cas d’une formation sur le port d’équipement de protection individuel par exemple.

Par contre, une formation sera admissible si elle permet à l’employé d’acquérir des compétences nécessaires à l’exécution de son travail. Par exemple, une formation de cariste est nécessaire pour que l’employé accomplisse son travail. Dans le cadre de la formation, il apprendra à le conduire de façon sécuritaire. L’aspect santé et sécurité est ici indissociable de l’acquisition de connaissance en vue d’exercer un emploi.

Pour plus d’information, vous pouvez consulter le manuel d’interprétation de la Loi.

Voici quelques formations en santé et sécurité offertes par la CNESST :

• Formations sur la prise en charge de santé et sécurité dans votre milieu de travail
• Formation théorique de coordonnatrice ou coordonnateur en santé et en sécurité (CoSS) sur les chantiers de construction
• Formation pour les représentants en santé et en sécurité à temps plein
• Formation de secourisme en milieu de travail

Quelles sont les dépenses qui peuvent être comptabilisées?

Beaucoup de dépenses peuvent être prises en compte dans le but d’atteindre le montant d’investissement requis. On peut les regrouper sous 3 grandes catégories :

Mise en garde : les informations contenues dans cette section ne sont pas exhaustives, d’autres dépenses pourraient être admissibles selon la Loi et selon le Guide sur les dépenses de formation admissibles.

1. Les salaires
D’après l’article 57 de la Loi des normes du travail (LNT), un salarié est réputé être au travail durant le temps d’un déplacement exigé par l’employeur et durant toute période d’essai ou de formation exigée par l’employeur. Les salaires suivants peuvent être pris en compte :

• Le salaire de l’employé qui suit la formation
• Le salaire de l’employé qui donne la formation
• Le salaire d’un stagiaire
• Le salaire de l’employé qui supervise un stagiaire
• Le salaire de l’employé qui prépare un plan de formation, une formation ou du matériel de formation
• Si un employé remplace l’employé qui suit une formation, la portion de son salaire qui excède celui de la personne qu’il remplace

De plus, on peut ajouter au taux horaire le montant de la portion employeur des taxes sur la masse salariale (assurance-emploi, RQAP, RRQ, CNESST).

2. Le coût de la formation
Les coûts de formation comprennent:

• Les honoraires du formateur
• La location d’une salle
• L’achat de matériel en appui à la formation
• Le coût d’inscription à l’activité de formation
• Les frais de déplacement du salarié pour se rendre à la formation, ainsi que ses repas et son hébergement, s’il y a lieu

3. Les investissements de l’année précédant l’année d’assujettissement

Si votre masse salariale est près de 2 millions $, il peut être intéressant de comptabiliser vos dépenses comme si vous étiez assujetti à la Loi. Les dépenses de formations admissibles effectuées au cours de l’année qui précède l’année d’assujettissement pourront être reportées à l’année suivante. C’est un bon coup de pouce pour commencer l’année!

Quelle est l’information que je dois recueillir pour m’assurer de remplir mes obligations?

Vous devez être capable de justifier chaque dépense comptabilisée, et chacune devrait être accompagnée d’une pièce justificative. 

Pour les salaires, cette pièce justificative sera une preuve de la durée de l’activité et votre registre des salaires faisant état de son taux horaire.

Pour les autres dépenses, il suffira de conserver les factures et les preuves de remboursement de frais de déplacement.

Vous devrez également être capable de démontrer que l’activité a eu lieu, qu’elle a été réussie et qu’elle correspond à l’objectif fondamental de la Loi. Pour ce faire, vous devrez conserver les documents suivants :

• registre de participation à la formation (applicable aux formations à l’interne)
• certificat de participation à la formation
• plan de la formation ou contenu détaillé de la formation

Vous n’avez pas à remettre ces documents à qui que ce soit. Vous devez par contre les avoir en cas de vérification. 

Qu’est-ce qui arrive si je ne réussis pas à investir un montant suffisant?

Si vous n’arrivez pas à investir un montant suffisant, vous devrez verser la différence au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre. 

Qu’est-ce qui arrive si je dépasse le montant requis?

Si, au cours d’une année vous avez investi un montant supérieur au montant requis, vous pourrez reporter ce montant à l’année suivante.

Ressources pour aider au développement de votre personnel

1. VUBIZ : pour apprendre quand vous voulez, où vous voulez

La FCEI et VUBIZ se sont associés afin de mettre à votre disposition un choix de quatre programmes de certificat spécialement conçus pour les petites entreprises et offerts à des tarifs préférentiels pour les membres de la FCEI.

Programmes de certificat :

• en gestion
• en ressources humaines
• en santé et sécurité
• en stratégies de marketing et ventes

Vous avez également accès à une bibliothèque impressionnante de cours en ligne sur une foule de sujets. Les cours sont accessibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, dès que vous avez accès à Internet.

Cours en ligne gratuits :

• Démarrer de votre entreprise
• Gestion de votre personnel
• Santé et sécurité au travail
• Gestion des relations avec votre clientèle
• Développer de votre entreprise
• Assurer la conformité de votre entreprise

 2. Formations du ministère de l’Économie et de l’Innovation

Plusieurs ministères mettent à votre disposition des formations gratuites, dont le ministère de l’Économie et de l’Innovation, qui favorisent l’appropriation de meilleures pratiques d’affaires pour participer à la croissance des PME québécoises.

Accédez aux différentes activités de Formation et perfectionnement, ainsi qu’à des outils de gestion destinés aux dirigeants d’entreprise et aux travailleurs stratégiques.

 3. Lecegep.ca

Le site lecegep.ca vous permet un accès unique à l’ensemble de l’offre de formation des services aux entreprises de tous les établissements du réseau collégial public. En un clic, vous accédez à 48 fournisseurs prêts à vous répondre dans un délai plus que rapide.

Lecegep.ca vous propose notamment :

• Formation préuniversitaire et technique. Développez les connaissances et les compétences pour poursuivre des études universitaires ou accéder à la profession de votre choix.
• Formation continue vous ouvre les portes pour concrétiser vos ambitions et atteindre de nouveaux sommets dans votre carrière.
• Formation aux entreprises pour faire passer votre entreprise à un niveau supérieur : découvrez l'offre de formation des cégeps et leur vaste gamme de services complémentaires.
• Démarche de RAC. Transformez vos compétences en diplôme collégial avec la reconnaissance des acquis et des compétences (RAC) : une démarche simple, personnalisée et qui s'effectue à votre rythme.

4. Investissement Compétences

Investir en formation est une initiative de la commission des partenaires du marché du travail visant à favoriser la formation et le développement des compétences de la main-d’œuvre. 

En voici quelques exemples :

• Les comités sectoriels de main-d’œuvre
• Les commissions scolaires
• Les mutuelles de formation
• Le répertoire de formateurs agréés
• Le Programme d’apprentissage en milieu travail

5. Emploi-Québec

Emploi-Québec vous offre une multitude de solutions visant à vous accompagner dans le développement des compétences de votre équipe de travail par l’intermédiaire de :

• Apprentissage en milieu de travail
• Démarche pour obtenir un certificat de qualification obligatoire
• Reconnaissance des compétences
• Explorer des formations pour savoir quels programmes de formation sont offerts par les divers établissements scolaires et des organismes.
• Repères offre de l'information sur les professions, les programmes de formation, les établissements scolaires et les prêts et bourses pour études. 

Votre conseiller FCEI peut vous renseigner si vous avez plus de questions au sujet de la formation obligatoire, n'hésitez pas à communiquer avec nous.