Exigences en matière de conservation des documents au Canada
Toute entreprise doit conserver des documents fiables, exacts et complets à propos de son activité. Mais ceux-ci peuvent prendre beaucoup d’espace! Voyez à quel moment vous pouvez détruire vos documents afin de réduire l’encombrement tout en respectant les exigences de conservation des gouvernements.
Conseils
- Vous devez conserver les documents à votre principal établissement.
- Les documents papier peuvent être convertis au format électronique ou reproduits sur microfilm.
- Vous devez toujours faire des copies de sauvegarde des fichiers électroniques. Conservez ces copies ailleurs, dans un endroit qui ne comporte aucun risque pour le dispositif de stockage (champs magnétiques, exposition directe à la lumière ou humidité excessive, par exemple).
- Conservez les documents sur un support accepté par les organismes gouvernementaux.
- Renseignez-vous au sujet de l’infonuagique : Services d’informatique en nuage (Canada.ca) et Foire aux questions sur l’infonuagique (Commissariat à la protection de la vie privée du Canada)
Exigences fédérales
Agence du revenu du Canada (ARC)
Combien de temps devez-vous conserver vos documents relatifs à l’impôt sur le revenu? – Canada.ca et Tenue de registres comptables – Canada.ca
| Documents relatifs à la paie (impôt sur le revenu, retenues à la source) | Conservez les documents et les pièces justificatives 6 ans après la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent. |
| TPS/TVH (factures de vente et d’achat, relevés bancaires, grand livre, reçus, conventions, bons, contrats) | |
| Documents relatifs au commerce électronique | |
| Documents relatifs aux revenus et aux dépenses de l’entreprise |
Code canadien du travail
Milieux de travail sous réglementation fédérale.
| Documents relatifs à la paie et à l’emploi (renseignements personnels, talons de paie, renseignements sur les congés avec protection d’emploi) | Conservez les documents au moins 3 ans après la cessation d’emploi. |
Renseignements personnels des clients
LPRPDE
La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) s’applique aux milieux de travail sous réglementation fédérale de tout le Canada et aux milieux de travail sous réglementation provinciale de toutes les provinces sauf le Québec, la Colombie-Britannique et l’Alberta. Ces trois provinces ont des lois sur la protection de la vie privée très semblables à la LPRPDE, comme vous le constaterez dans leurs sections respectives ci-dessous.
La LPRPDE ne fixe pas de délais pour la destruction des documents. Découvrez les pratiques exemplaires pour la conservation et le retrait des renseignements personnels.
Exigences provinciales
Alberta
| Conseil du Trésor et finances (documents relatifs à l’impôt des sociétés de l’Alberta : grand livre, procès-verbaux d’assemblées d’actionnaires, contrats, reçus de vente, relevés bancaires, etc.) | Conservez les documents et les pièces justificatives 6 ans après la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent. |
| Santé et sécurité au travail | Les documents relatifs à la déclaration d’une blessure ou d’une maladie ainsi que les registres de premiers soins, doivent être conservés 3 ans après la date de leur création. Les comptes rendus de réunion des comités de santé et de sécurité au travail doivent être conservés au moins 2 ans après la date de la réunion. |
| Normes du travail (renseignements personnels, talons de paie, renseignements sur les congés avec protection d’emploi) | Conservez chaque document au moins 3 ans après la date de sa création. |
| Renseignements personnels des clients (Personal Information Protection Act de l’Alberta) | Conservez les renseignements personnels uniquement tant qu’il est raisonnable de le faire à des fins commerciales ou juridiques. Suivez le calendrier de conservation des dossiers que votre entreprise a établi pour respecter diverses exigences (financières, juridiques, opérationnelles, d’audit ou d’archivage). |
Colombie-Britannique
| Ministère des Finances | Conservez les livres, dossiers et documents relatifs à l’entreprise pendant 5 ans. |
| WorkSafeBC | Les documents relatifs à la déclaration d’une blessure ou d’une maladie ainsi que les registres de premiers soins, doivent être conservés au moins 3 ans après la date de leur création. Les comptes rendus de réunion des comités mixtes de santé et de sécurité au travail doivent être conservés au moins 2 ans après la date de la réunion. |
| Normes du travail (renseignements personnels, talons de paie, renseignements sur les congés avec protection d’emploi) | Conservez chaque document 4 ans après la date de sa création. |
| Renseignements personnels des clients (Personal Information Protection Act de la Colombie-Britannique) | Conservez les renseignements personnels uniquement tant qu’il est raisonnable de le faire à des fins commerciales ou juridiques. Suivez le calendrier de conservation des dossiers que votre entreprise a établi pour respecter diverses exigences (financières, juridiques, opérationnelles, d’audit ou d’archivage). |
Manitoba
| Finances Manitoba (TVP, taxe sur la masse salariale, impôt des sociétés) | Conservez tous les documents pour l’année d’imposition en cours ainsi que les 6 années précédentes. |
| Indemnisation des accidents du travail | Conservez les documents consignant une blessure ou une maladie 5 ans après la date de leur création. Tout document concernant l’amiante doit être conservé au moins 30 ans. Les comptes rendus de réunion des comités de santé et de sécurité au travail doivent être conservés au moins 10 ans après la date de la réunion. |
| Normes du travail (renseignements personnels, talons de paie, renseignements sur les congés avec protection d’emploi) | Conservez les dossiers d’employé détaillés au moins 3 ans après la date de leur création ou la cessation d’emploi. |
Nouveau-Brunswick
| Finances et Conseil du Trésor (taxe sur l’essence, les carburants et les produits émetteurs de carbone; taxe sur le tabac) | Conservez les documents 6 ans après la fin de l’année civile à laquelle ils se rapportent. |
| Travail sécuritaire NB | Conservez les dossiers d’orientation et de formation, les registres de sautage et les registres de premiers soins pendant 3 ans. Conservez les documents relatifs à la plongée pendant 5 ans. Les comptes rendus de réunion des comités de santé et de sécurité au travail doivent être conservés au moins 3 ans après la date de la réunion. |
| Normes d’emploi du Nouveau-Brunswick (renseignements personnels, talons de paie, renseignements sur les congés avec protection d’emploi) | Conservez les dossiers concernant les salariés au moins 36 mois (3 ans) après leur exécution d’un travail. |
Terre-Neuve-et-Labrador
| Ministère des Finances de Terre-Neuve-et-Labrador (taxe sur l’essence, contribution aux services de santé et d’éducation postsecondaire, taxe sur le tabac, etc.) | Conservez tous les documents et les pièces justificatives au moins 7 ans après la fin de l’année à laquelle ils se rapportent. |
| Santé et sécurité au travail | Conservez les documents au moins 5 ans. |
| Normes du travail (renseignements personnels, talons de paie, renseignements sur les congés avec protection d’emploi) | Les dossiers d’employé détaillés doivent être conservés au moins 4 ans après la date de la dernière saisie d’information concernant l’employé. |
Territoires du Nord-Ouest
| Ministère des Finances des T.N.-O. (taxe sur le carburant, impôt sur le salaire, taxe sur le tabac, etc.) | Conservez tous les documents et les pièces justificatives au moins 6 ans après la fin de l’année à laquelle ils se rapportent. |
| Santé et sécurité au travail | Conservez tous les documents et les pièces justificatives au moins 5 ans. Les documents sur les mesures du niveau de bruit doivent être conservés tant que l’entreprise est en exploitation. Les comptes rendus de réunion des comités de santé et de sécurité au travail doivent être conservés au moins 2 ans après la date de la réunion. |
| Normes d’emploi (renseignements personnels, talons de paie, renseignements sur les congés avec protection d’emploi) | Conservez les documents au moins 2 ans après leur création. |
Nouvelle-Écosse
| Ministère des Finances et Conseil du Trésor de la Nouvelle-Écosse (taxe sur l’essence et le diesel, contribution aux services de santé, taxe sur le tabac, etc.) | Conservez les documents et les pièces justificatives au moins 72 mois (6 ans) après la date à laquelle ils se rapportent. |
| Santé et sécurité au travail | Les rapports et ordonnances de la Labour Standards Division, les procédures écrites et les documents relatifs aux inspections et à l’entretien doivent être conservés 2 ans après leur création. Conservez tous les autres documents, y compris les comptes rendus de réunion des comités de santé et de sécurité au travail, 5 ans après leur création. |
| Normes du travail (renseignements personnels, talons de paie, renseignements sur les congés avec protection d’emploi) | Conservez les dossiers d’employé au moins 36 mois (3 ans) après la prestation de travail. |
Nunavut
| Ministère des Finances du Nunavut (taxe sur le pétrole, impôt sur le salaire, taxe sur le tabac, etc.) | Conservez tous les documents et les pièces justificatives au moins 6 ans après la fin de l’année à laquelle ils se rapportent. |
| Santé et sécurité au travail | Conservez tous les documents et les pièces justificatives au moins 5 ans. Les documents sur les mesures du niveau de bruit doivent être conservés tant que l’entreprise est en exploitation. |
| Normes du travail (renseignements personnels, talons de paie, renseignements sur les congés avec protection d’emploi) | Conservez les documents au moins 2 ans après leur création. |
Ontario
| Ministère des Finances de l’Ontario (impôt-santé des employeurs, taxe sur l’essence, taxe de vente au détail, taxe sur le tabac, etc.) | Conservez tous les documents et les pièces justificatives au moins 7 ans après la fin de l’année à laquelle ils se rapportent. Les documents relatifs à l’impôt sur l’exploitation minière doivent être conservés au moins 10 ans. |
| Santé et sécurité au travail | Conservez tous les documents et les pièces justificatives au moins 3 ans. |
| Normes d’emploi (renseignements personnels, talons de paie, renseignements sur les congés avec protection d’emploi) | En règle générale, conservez les documents au moins 3 ans après leur création. Les documents relatifs aux vacances doivent être conservés 5 ans après leur création. |
Île-du-Prince-Édouard
| Ministère des Finances de l’Î.-P.-É. (taxe de consommation, taxe sur l’essence, etc.) | Conservez tous les documents et les pièces justificatives au moins 5 ans après la fin de l’année à laquelle ils se rapportent. |
| Santé et sécurité au travail | Conservez tous les documents et les pièces justificatives au moins 3 ans. Tout document concernant l’amiante doit être conservé au moins 40 ans. |
| Normes d’emploi (renseignements personnels, talons de paie, renseignements sur les congés avec protection d’emploi) | Conservez les dossiers d’employé au moins 36 mois (3 ans) après la prestation de travail. |
Québec
| Revenu Québec (TVQ, taxe sur les carburants, impôt sur le tabac, etc.) | Conservez les registres et les pièces justificatives 6 ans après la fin de la dernière année à laquelle ils se rapportent. |
| Santé et sécurité au travail | Conservez tous les documents et les pièces justificatives au moins 5 ans. |
| Employés (salaires, déductions, équité salariale) | Conservez les documents fiscaux et ceux relatifs à l’équité salariale au moins 6 ans après la fin de l’année à laquelle ils se rapportent. Conservez les documents relatifs à la paie, les contrats et les documents des candidats au moins 3 ans. |
| Renseignements personnels des clients | Conservez les renseignements personnels uniquement tant qu’il est raisonnable de le faire à des fins commerciales ou juridiques. Suivez le calendrier de conservation des dossiers que votre entreprise a établi pour respecter diverses exigences (financières, juridiques, opérationnelles, d’audit ou d’archivage). |
Saskatchewan
| Ministère des Finances de la Saskatchewan (impôt sur le capital des sociétés, TVP, taxe sur les carburants, taxe sur la consommation d’alcool, taxe sur le tabac, etc.) | Conservez tous les documents et les pièces justificatives au moins 6 ans après la fin de l’année à laquelle ils se rapportent. |
| Santé et sécurité au travail | Conservez tous les documents et les pièces justificatives au moins 5 ans. Les documents sur les mesures du niveau de bruit doivent être conservés tant que l’entreprise est en exploitation. |
| Normes d’emploi (renseignements personnels, talons de paie, renseignements sur les congés avec protection d’emploi) | Conservez les documents relatifs aux employés actuels pendant 5 ans. Conservez les documents relatifs aux anciens employés pendant 2 ans. |
Yukon
| Ministère des Finances du Yukon (taxe sur le combustible, taxe sur le tabac, etc.) | Conservez tous les documents et les pièces justificatives au moins 6 ans après la fin de l’année à laquelle ils se rapportent. |
| Santé et sécurité au travail | Conservez tous les documents et les pièces justificatives au moins 3 ans. |
| Normes d’emploi (renseignements personnels, talons de paie, renseignements sur les congés avec protection d’emploi) | En règle générale, conservez ces documents au moins 12 mois (1 an) après la prestation de travail. |
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