L’importance des contrats de travail pour protéger votre PME – FAQ

Pour faire suite au webinaire Tranquillité d’esprit grâce à l’assistance juridique : comment les contrats de travail protègent votre entreprise, présenté avec LawVo™, voici nos réponses aux questions les plus fréquentes.

Quelle est la différence entre une lettre d’offre et un contrat de travail? 
Qu’est-ce qu’une « contrepartie »? 
Quelle serait une contrepartie raisonnable?
Vous offrez une promotion ou une augmentation de salaire à un employé. Est-ce un bon moment pour revoir ses conditions d’emploi? 
L’employeur doit-il donner une contrepartie lorsqu’il modifie des politiques de l’entreprise, par exemple des éléments figurant dans le manuel de l’employé? 
Que faire si un employé de longue date refuse de signer un contrat de travail mis à jour? Comment l’amener à accepter le nouveau contrat?  
Puis-je modifier les conditions d’un contrat (p. ex., nombre d’heures de travail) si l’activité ralentit? 
Puis-je réduire les heures de travail d’un employé s’il n’y a pas de contrat écrit? 
Puis-je insérer dans mon contrat une clause du type « Si une clause est jugée inapplicable, le reste du contrat reste valide »? 
Un contrat de travail peut-il préciser le nombre d’années qu’un employé doit travailler pour l’entreprise? 
Les employés syndiqués doivent-ils signer un contrat de travail? 
Lors du rachat d’une entreprise comptant des employés, faut-il mettre fin à leur emploi et les réembaucher avec un nouveau contrat de travail? 
Les signatures électroniques sont-elles valides juridiquement?  
Puis-je présenter une offre d’emploi par courriel? Est-ce équivalent à un contrat? 
Dois-je maintenir les avantages sociaux pendant la période de préavis de cessation d’emploi même si je verse un paiement forfaitaire?

Quelle est la différence entre une lettre d’offre et un contrat de travail?  

La lettre d’offre et le contrat de travail sont des documents connexes, mais distincts dans le processus d’embauche.  

La lettre d’offre est généralement le premier document remis à un candidat sélectionné pour un poste. Elle présente les modalités et conditions de base de l’offre d’emploi. Le contrat de travail est un document plus détaillé qui officialise la relation employeur-employé. 

La lettre contient généralement des informations clés : titre du poste, date d’entrée en fonction, salaire, lieu de travail, conditions d’emploi (p. ex., vérification des antécédents, références), etc. Le contrat détaille les modalités et conditions d’emploi : fonctions, rémunération, avantages sociaux, cessation d’emploi, ententes de confidentialité, clauses de non-concurrence et autres obligations légales. 

La lettre est généralement moins détaillée que le contrat et ne couvre pas nécessairement tous les aspects de la relation d’emploi. Le contrat est un accord juridiquement contraignant que les deux parties signent et qui définit leurs droits et responsabilités. 

L’acceptation de la lettre d’offre indique que le candidat a l’intention de s’engager dans une relation d’emploi, mais elle ne constitue pas un contrat juridiquement contraignant. Le contrat a une valeur juridique : il clarifie les conditions de travail et protège les deux parties. 

Il est conseillé de faire suivre la lettre d’offre d’un contrat de travail officiel pour que toutes les conditions soient clairement définies et juridiquement contraignantes. 

Qu’est-ce qu’une « contrepartie »?  

En droit du travail, la « contrepartie » consiste à assurer un échange équitable entre l’employeur et l’employé lors de la conclusion ou de la modification d’un contrat de travail. C’est ce que chaque partie donne à l’autre pour rendre l’accord juridiquement contraignant. 

Lorsque vous embauchez quelqu’un, vous lui offrez une rémunération globale en échange de son travail et de ses services. Cet échange – votre paiement contre le travail accompli – est la contrepartie qui valide le contrat. 

Pour modifier les conditions d’un contrat existant, vous devrez offrir quelque chose de plus à l’employé, comme une augmentation ou une prime. Puisque vous demandez à la personne d’accepter de nouvelles conditions, il doit y avoir un échange équitable pour que le nouvel accord soit applicable. 

Quelle serait une contrepartie raisonnable? 

Voici quelques exemples de contrepartie raisonnable à envisager pour conclure ou modifier un contrat de travail : 

• Augmentation de salaire : Proposer une augmentation du salaire de base de l’employé. 
• Prime : Proposer le versement d’une prime ou d’un paiement incitatif.  
• Avantages sociaux additionnels : proposer de nouveaux avantages sociaux (p. ex., ajout d’une assurance maladie, de cotisations de retraite ou de congés payés).  
• Promotion : Offrir une promotion assortie de nouvelles responsabilités et d’une augmentation du salaire ou des avantages sociaux.
• Actions ou options d’achat d’actions : L’octroi d’actions ou d’options d’achat d’actions de l’entreprise peut représenter une forme de contrepartie très intéressante, en particulier dans les entreprises en phase de démarrage ou de croissance.
• Formation et perfectionnement : Proposer des cours de perfectionnement, des certifications ou d’autres programmes de formation.
• Modalités de travail flexibles : Proposer le télétravail, un horaire flexible ou d’autres modalités améliorant l’équilibre travail-vie personnelle.
• Sécurité d’emploi : Proposer un contrat de travail à plus long terme ou des garanties de sécurité d’emploi.  

Vous offrez une promotion ou une augmentation de salaire à un employé. Est-ce un bon moment pour revoir ses conditions d’emploi? 

Lorsque vous offrez une promotion ou une augmentation de salaire à un employé, vous pouvez en profiter pour revoir ses conditions d’emploi. Vous vous assurez ainsi que sa description de poste reflète ses nouvelles tâches et responsabilités et clarifiez ainsi les attentes des deux parties. De plus, il est important de mettre par écrit les nouvelles modalités de rémunération, y compris toute modification des primes, commissions ou autres incitatifs financiers.  

L’employeur doit-il donner une contrepartie lorsqu’il modifie des politiques de l’entreprise, par exemple des éléments figurant dans le manuel de l’employé?  

Tout dépend de la manière dont ces politiques sont intégrées dans la relation d’emploi, et de leur incidence sur les conditions d’emploi. 

1. Politiques non contractuelles : Si les politiques du manuel de l’employé ne font pas partie du contrat de travail et sont présentées comme des lignes directrices ou des pratiques générales, leur modification ne nécessite généralement pas de contrepartie. Cependant, il est important de communiquer clairement les changements aux employés et de s’assurer que les nouvelles attentes sont bien comprises.
2. Politiques contractuelles : Si les politiques du manuel figurent dans le contrat de travail ou ont une incidence importante sur les conditions d’emploi (rémunération, tâches ou heures de travail), leur modification peut nécessiter une contrepartie. En effet, les changements pourraient être considérés comme une modification de l’accord contractuel entre l’employeur et l’employé. 

Pour les changements importants qui touchent des aspects fondamentaux de la relation d’emploi (salaires, avantages sociaux ou sécurité de l’emploi, etc.), il est conseillé de donner une contrepartie pour s’assurer qu’ils seront exécutoires. 

Qu’une contrepartie soit exigée légalement ou non, la meilleure pratique consiste à communiquer clairement tout changement aux politiques et à demander aux employés de confirmer qu’ils en ont pris connaissance ou qu’ils les acceptent. Ainsi, vous entretenez la transparence et la confiance dans le milieu de travail. 

Si vous prévoyez modifier votre manuel des employés ou vos politiques, envisagez de consulter un professionnel du droit pour vous assurer que vos documents sont conformes aux lois du travail et pour déterminer si une contrepartie est nécessaire. 

Que faire si un employé de longue date refuse de signer un contrat de travail mis à jour? Comment l’amener à accepter le nouveau contrat?  

Le refus d’un employé de longue date de signer un contrat de travail mis à jour peut poser un défi à l’employeur. Voici quelques pistes de solution :  

• Comprendre les préoccupations de l’employé : Discutez avec l’employé afin de comprendre pourquoi il refuse de signer le contrat modifié. S’il n’est pas à l’aise avec certaines conditions, tentez de répondre à ses préoccupations.
• Négocier les conditions : Soyez ouvert à négocier les conditions du contrat. Si l’employé a des préoccupations valables, tentez de faire des ajustements pour y répondre tout en atteignant vos objectifs.
• Proposer une contrepartie : En proposant une contrepartie additionnelle (augmentation de salaire, prime, meilleurs avantages, etc.), vous pourriez persuader l’employé d’accepter les nouvelles conditions. Vous montrez votre bonne volonté et rendez le nouveau contrat plus attrayant.
• Expliquer l’importance des changements : Expliquez pourquoi le contrat est mis à jour et ce que l’employé et l’organisation y gagnent. Soulignez les changements positifs ou les protections que prévoit le nouveau contrat.
• Obtenir des conseils juridiques : Consultez un avocat spécialisé en droit du travail pour comprendre votre situation juridique et vos options. Il vous expliquera comment procéder et vous assurer que les mesures prises sont conformes aux lois du travail.
• Consigner les démarches effectuées : Conservez une trace des communications et de ce qui a été fait pour parvenir à un accord. Ces preuves écrites pourraient être précieuses si la situation s’aggravait ou si une action en justice devenait nécessaire.
• Considérer la question de la situation d’emploi : Si l’employé refuse toujours de signer le contrat modifié, vérifiez si son emploi peut se poursuivre sans le nouveau contrat. Dans certains cas, il peut être nécessaire d’envisager la cessation de l’emploi. Si vous choisissez cette avenue, agissez avec prudence et obtenez des conseils juridiques afin d’éviter tout litige pour congédiement sans cause juste et suffisante. 

Puis-je modifier les conditions d’un contrat (p. ex., nombre d’heures de travail) si l’activité ralentit? 

La modification des conditions d’un contrat de travail, comme le nombre d’heures de travail, doit être bien réfléchie et respecter des principes juridiques.  

Tout changement devrait idéalement être apporté avec l’accord de l’employé. Vous devriez donc discuter des changements proposés avec lui et obtenir son consentement. 

Si un changement modifie sensiblement les conditions d’emploi, par exemple en réduisant le nombre d’heures de travail, et donc la rémunération, une nouvelle contrepartie pourrait s’avérer nécessaire. Il peut s’agir d’offrir à l’employé une contrepartie de valeur pour qu’il accepte le changement, comme une prime ponctuelle ou un autre avantage. 

Congédiement déguisé : Modifier les conditions d’emploi fondamentales sans le consentement de l’employé pourrait entraîner un litige pour congédiement déguisé. En effet, si les changements sont si importants qu’ils équivalent à la résiliation du contrat de travail initial, l’employé pourrait démissionner et réclamer des dommages-intérêts. 

Avant d’apporter des changements à un contrat de travail, envisagez de consulter un avocat spécialisé pour vous assurer de respecter les lois du travail et atténuer les risques juridiques. 

Puis-je réduire les heures de travail d’un employé s’il n’y a pas de contrat écrit? 

Même en l’absence de contrat écrit, les conditions d’emploi restent régies par la loi sur les normes du travail de votre province ou territoire, par les principes de la common law ou du droit civil et par tout accord verbal ou toute pratique établie entre l’employeur et l’employé.  

Si j’embauche des travailleurs saisonniers, dois-je leur faire signer un nouveau contrat chaque année? 

Tout dépend des conditions du contrat initial et de la nature de la relation d’emploi.  

• Si le contrat initial indique clairement que l’emploi est saisonnier et décrit les conditions applicables à chaque saison, y compris les dates de début et de fin, vous n’aurez peut-être pas besoin de faire signer un contrat chaque année. Il est cependant important que le contrat mentionne la nature saisonnière du travail et les conditions qui s’appliquent.
• Si les conditions d’emploi changent d’une saison à l’autre (salaire, tâches, lieu de travail), il est conseillé d’établir un nouveau contrat ou un avenant au contrat existant pour indiquer les changements. On s’assure ainsi que les deux parties connaissent les nouvelles conditions et les acceptent. 

Même si les conditions restent les mêmes, il peut être bon de demander aux employés de confirmer qu’ils les comprennent et les acceptent chaque saison. Vous pouvez simplement utiliser une lettre de réembauche ou un accord abrégé renvoyant au contrat initial. 

Puis-je insérer dans mon contrat une clause du type « Si une clause est jugée inapplicable, le reste du contrat reste valide »? 

C’est ce qu’on appelle une clause de divisibilité. Cette disposition courante dans les contrats, y compris les contrats de travail, garantit que le reste du contrat demeurera valide et applicable même si une ou plusieurs de ses dispositions sont jugées invalides, illégales ou inapplicables par un tribunal.  

L’objectif premier d’une clause de divisibilité est de protéger l’intégrité du contrat. Si un tribunal juge qu’une disposition d’un contrat est inapplicable, la clause de divisibilité permet de la « séparer » ou de la supprimer du contrat sans affecter la validité des autres dispositions. 

Bien qu’une clause de divisibilité soit utile, elle ne sauve pas automatiquement un contrat si la disposition inapplicable est fondamentale dans l’accord. Séparer ou supprimer une disposition pourrait compromettre l’intention générale et l’équilibre du contrat et obliger les parties à renégocier les conditions. 

Il est important que les clauses de divisibilité soient rédigées avec soin et adaptées à chaque contrat. Envisagez de consulter un professionnel du droit pour vous assurer que la clause est correctement formulée et valide. 

Un contrat de travail peut-il préciser le nombre d’années qu’un employé doit travailler pour l’entreprise?  

Vous pouvez inclure une clause prévoyant une durée déterminée ou une période minimale d’emploi. Vous devrez cependant la formuler de sorte à vous assurer qu’elle est applicable et ne brime pas les droits de l’employé. Vous pouvez demander à un employé de s’engager pour une période minimale, mais il pourrait être difficile de faire respecter cet engagement si la personne décidait de partir avant la fin de la période. Les tribunaux peuvent être réticents à faire appliquer des clauses qui restreignent la liberté d’un employé de quitter son emploi. Si vous décidez d’inclure des pénalités ou des conséquences en cas de départ anticipé (p. ex., remboursement des coûts de formation), celles-ci doivent être raisonnables et non punitives, car les pénalités déraisonnables peuvent être jugées inapplicables. Compte tenu de la complexité du sujet et du risque de litige, il est conseillé de consulter un avocat spécialisé en droit du travail pour la rédaction de ces clauses. 

Les employés syndiqués doivent-ils signer un contrat de travail?  

Les employés syndiqués ne signent généralement pas de contrat de travail individuel comme le font les employés non syndiqués. Leurs conditions d’emploi sont plutôt régies par une convention collective négociée entre l’employeur et le syndicat.  

Lors du rachat d’une entreprise comptant des employés, faut-il mettre fin à leur emploi et les réembaucher avec un nouveau contrat de travail? 

Pas nécessairement.  Si une entreprise est vendue et que son nouveau propriétaire garde les employés existants, l’emploi est considéré comme continu selon les normes du travail. Cela signifie que l’ancienneté est préservée et que la date d’embauche initiale sera utilisée pour le calcul de droits tels que le préavis et l’indemnité de cessation d’emploi. 

Les signatures électroniques sont-elles valides juridiquement?  

Oui. Pour qu’une signature électronique soit valide, il faut que les deux parties consentent à l’utiliser et qu’elles aient l’intention de signer électroniquement. La plupart du temps, l’intention est démontrée lorsqu’une partie applique sa signature électronique. 

Puis-je présenter une offre d’emploi par courriel? Est-ce équivalent à un contrat? 

Vous pouvez présenter une offre d’emploi par courriel, et l’offre peut être juridiquement contraignante si elle répond à certains critères.  

L’envoi d’une offre d’emploi par courriel est pratique courante. Il accélère la communication et laisse une trace écrite du contenu de l’offre. 

Pour être juridiquement contraignante, l’offre transmise par courriel doit contenir toutes les conditions essentielles du contrat de travail (titre du poste, salaire, date d’entrée en fonction, conditions d’emploi, etc.). L’offre doit être claire et sans ambiguïté, et l’employé doit l’accepter en répondant au courriel ou en signant et en renvoyant un document joint. Les deux parties doivent avoir l’intention de créer un lien juridique. Cette intention est généralement déduite du contexte et de la formulation du courriel. 

L’acceptation de l’offre par l’employé, par courriel ou par la signature d’un document, est essentielle pour établir un contrat contraignant. L’acceptation doit être communiquée clairement et sans équivoque.  

Comme pour tout contrat, il doit y avoir une contrepartie, c’est-à-dire un élément de valeur échangé entre les parties. Dans le domaine de l’emploi, c’est généralement le travail de l’employé en échange de la rémunération de l’employeur.  

Même si une offre envoyée par courriel peut être juridiquement contraignante, il est conseillé de la faire suivre d’un contrat de travail officiel. Ce contrat doit détailler toutes les modalités et conditions et être signé par les deux parties pour éviter tout malentendu ou litige. 

Dois-je maintenir les avantages sociaux pendant la période de préavis de cessation d’emploi même si je verse un paiement forfaitaire?  

Si vous versez une indemnité tenant lieu de préavis, vous devez généralement maintenir les avantages sociaux pendant la période de préavis prescrite par la loi, même si l’employé reçoit un paiement forfaitaire. Ainsi, même si vous choisissez de verser un montant forfaitaire au lieu de faire travailler l’employé pendant la période de préavis, vous devez maintenir des avantages sociaux comme l’assurance maladie et l’assurance dentaire pendant la période de préavis prescrite par la loi. 

S’il faut appliquer le préavis prévu en common law (qui peut dépasser celui des normes du travail), le maintien des avantages pendant la période de préavis peut dépendre des conditions du contrat de travail et de ce qui a été négocié entre les parties. Il est souvent conseillé d’obtenir des conseils juridiques pour déterminer les obligations pendant la période de préavis prévue en common law.