Tout le monde s’accorde pour dire que la meilleure façon d’encadrer la conduite de ses employés consiste à se doter d’une politique – que ce soit pour prévenir l’utilisation excessive du téléphone cellulaire ou pour assurer le respect en milieu de travail. Après tout, une politique énonce les attentes de façon claire, fournit des lignes directrices et établit les bases de la gestion du rendement. Mais comment faire, au juste, pour rédiger une politique? Voici quelques points à retenir.
Pourquoi rédigez-vous la politique?
Votre objectif est-il d’atténuer un risque ou d’accroître la productivité? D’assurer un milieu de travail sécuritaire ou d’interdire le port des sandales de plage? Avant même de penser à écrire votre politique, vous devez déterminer quelles sont vos motivations.
Demandez conseil
Vouloir mettre en place une politique, c’est une chose, mais connaître les lois et règlements qui la régiront, c’en est une autre. Parlez donc à vos collègues qui s’y connaissent. Par exemple, si la politique concerne une question de sécurité, adressez-vous à votre représentant ou comité de santé et de sécurité.
Il serait peut-être utile, aussi, de consulter un professionnel de l’externe, surtout s’il est question d’un sujet controversé, comme la consommation de drogues et d’alcool. Même des choses en apparence toutes simples, comme un code vestimentaire, pourraient porter atteinte aux droits de la personne.
Les conseillers FCEI aussi peuvent vous aider! Ils sont là pour vous offrir des conseils sur la création d’une politique, vous donner de l’information sur la conformité réglementaire et vous fournir des modèles de documents qui faciliteront la rédaction de votre politique.
Le mot d’ordre : la clarté
Une politique que personne ne comprend n’a aucune utilité! Énoncez donc clairement son objectif, indiquez les comportements acceptables et ceux qui sont interdits, et spécifiez les procédures à suivre.
Les gestes ont des conséquences
Décrivez les conséquences qu’entraîne le non-respect de la politique. Il peut s’agir d’avertissements verbaux ou écrits, ou encore d’un renvoi à la maison pour changer de tenue. Il faut savoir cependant que, dans la plupart des provinces et territoires, il est rare qu’un premier manquement entraîne un congédiement. Veillez donc à ce que la conséquence soit proportionnelle à l’infraction commise.
Présentation de la politique
Une fois la politique terminée et approuvée, remettez-en deux copies à tous vos employés : une qu’ils liront, signeront et vous rendront, indiquant ainsi qu’ils l’ont lue et comprise, et une qu’ils garderont pour la consulter au besoin.
Soyez prêt à répondre à leurs questions et à leur expliquer la raison d’être de la politique. Écoutez les commentaires de vos employés : quelqu’un pourrait repérer un point qui vous aurait échappé. N’oubliez pas que les politiques ne sont pas coulées dans le béton. Elles doivent évoluer au même rythme que votre entreprise.
Ne négligez pas la formation
Pour que la politique soit efficace, tout le monde doit y adhérer, surtout les gestionnaires et les superviseurs, qui seront probablement responsables de son application. Aidez-les donc à faire leur travail en leur offrant la formation nécessaire.
Nous avons de nombreux modèles de politique sur différents sujets à votre disposition. Demandez-les à votre conseiller FCEI!
Cet article s’inspire d’un article de McInnes Cooper sur la diligence et les mesures permettant l’application des politiques en milieu de travail (en anglais seulement).